Dokumenty sú životnou krvou organizácií. Každá udalosť, každá transakcia, každý vývoj, veľa poznámok alebo oznámení, veľa výsledkov, oficiálne a neoficiálne dokumenty môžu byť potrebné na analýzu, zhodnotenie, právne otázky alebo jednoducho na záznam alebo účel, ktorý sa mal dosiahnuť. To vytvára potrebu efektívneho riešenia na správu týchto dokumentov, a tak vznikli systémy Enterprise Content Management (ECMS alebo jednoducho ECM) a Enterprise Document Management (ECM). Takéto systémy alebo riešenia boli skutočne potrebné až do doby, keď vznikla myšlienka takýchto veľkých podnikov.

Predtým neexistovali žiadne spoľahlivé riešenia ECMS, takže väčšina podnikov sa rozhodla pre riešenie na mieru. S rastúcou potrebou takého systému to však viedlo k nárastu konkurencie, čo malo za následok rastúci počet podporovateľov riešení CMS. Začali sme získavať skvelé riešenia pre správu dokumentov – Microsoft Sharepoint, Nuxeo a Alfresco sú hlavnými príkladmi nových vekových riešení, ktoré sú zároveň aj systémami, o ktorých budeme v tomto blogu diskutovať.

Všetky tri riešenia správy dokumentov majú svoje vlastné plusové body, keď sú postavené proti druhým, hoci každé riešenie z nich je populárne medzi podnikmi. Ale ktoré z nich je pre vašu organizáciu najlepšie?

Sharepoint

Ak uvažujete o implementácii systému na správu podnikového obsahu, je pravdepodobné, že SharePoint je jednou z možností, ktoré zvažujete. Nie je to len kvôli jeho rozsiahlemu použitiu (viac ako 125 miliónov licencií, 65 000 klientov a sieť 700 000 vývojárov riešení pre SharePoint): je to tiež preto, že pravdepodobne ide o produkt, ktorý je najbližšie softvéru, ktorý vaša firma zvyčajne používa.

Mali by ste si však byť vedomí závažných problémov, ktoré so sebou služba SharePoint prináša.

Drahé licencie: Nielen pre SharePoint samotný, ale aj pre všetky technické požiadavky spojené so softvérom, ktorý implikuje výber SharePointu.

A hoci mnohí by povedali, že služby SharePoint sú bezplatné, musia tiež pripustiť, že služba WSS skutočne nemá dostatočnú funkčnosť. V skutočnosti nestačí uspokojiť potreby správy obsahu pre väčšinu stredných a veľkých podnikov.

Technická infraštruktúra: SharePoint je platforma pre spoluprácu a výkonná, ale musí byť „postavená“, nielen jednoducho implementovaná. Vykonávanie vývojových prác na serveri SharePoint navyše vyžaduje pomerne hlboké znalosti platformy a, bohužiaľ, nemá najlepšiu krivku výučby. To znamená, že pred výberom lokality SharePoint by sme sa mali opýtať, či je infraštruktúra, ktorá máme, ideálna na riešenie týchto problémov.

Alfresco

Toto je produkt, ktorý sme sami rozobrali do podrobna, a preto vám okrem rozsiahleho výskumu môžeme dať na základe našich dlhoročných skúseností najlepšie poznatky. Alfresco je v podstate solídne rozhodnutie pre každú firmu, ktorá uvažuje o implementácii úložiska dokumentov. Ako produkt je Alfresco kompletným riešením primárnych potrieb správy obchodných dokumentov. V prípade požiadaviek, ktoré nie sú špecifické, je jeho implementácia pomerne jednoduchá.

Je kompatibilný so softvérom, ktorý pochádza z táborov Microsoft aj Linux. Alfresco umožňuje vytváranie obsahu z rôznych zdrojov, napríklad z redakčných systémov, blogov, balíkov kancelárskeho softvéru (napríklad Office a OpenOffice). Okrem toho má čo ponúknuť na projekty spolupráce.

Spolu s Nuxeo bolo Alfresco naprogramované pomocou JAVA, vďaka čomu je na rozdiel od SharePointu multiplatformové. Alfresco dobre pracuje so servermi MySQL aj SQL. Verzia Alfresco Enterprise môže byť o niečo drahšia ako práca s Nuxeo, ale je oveľa lacnejšia ako práca s SharePointom, krátkodobým aj dlhodobým. A áno, Alfresco nie je užívateľsky najpríjemnejšie, pokiaľ ide o používateľské rozhranie, ale vysvetlenie ide podľa riadku „Vyrieši to svoj účel“.

Nuxeo

Ďalším lídrom v Open Source podporovanom silnou komunitou je Nuxeo riešenie, ktoré umožňuje dynamický vývoj produktov. Pokiaľ ide o vývoj po implementácii, skutočnosť, že bola vyvinutá na otvorených štandardoch, ju robí interoperabilnejšou s riešeniami tretích strán a dáva znalosti o tom, ako s ňou pracovať, k dispozícii väčšiemu počtu technikov.

Je to platforma, čo znamená, že bola vytvorená s ohľadom na neustály rast, či už s vlastnými projektmi klienta alebo s riešeniami tretích strán; ale jeho rast nie je taký drahý ako rast SharePoint. Náklady na podporu nie sú také vysoké alebo také rozsiahle ako náklady na server SharePoint a jeho technické požiadavky nie sú také obmedzujúce.

Napríklad server SharePoint Server 2010 vyžaduje použitie 64-bitového servera SGBD SQL, zatiaľ čo spoločnosť Nuexo vám umožňuje zvoliť si MySQL, PostgreSQL a Oracle, ako aj Microsoft SQL Server. Pokiaľ ide o spoluprácu, prebieha množstvo projektov, napr. Kalendár pre skupiny, hodnotenie dokumentov, komentáre, podpora grafického editora pracovných postupov atď.

Takže, máme víťaza?

V tomto prípade vlastne nemusí byť víťaz. Nielen preto, že odpoveď je zložitá, ale jednoducho preto, že záleží na vašej organizácii.

Všetky tri riešenia sú vynikajúce v ich vlastnom zmysle a každé z nich je vhodnejšie pre iný typ organizácie. Alfresco je všestranná platforma, takže ju môžu ľahko využívať malé a veľké podniky. Okrem toho, ak integrujete Alfresco so spoločnosťou Liferay, získate bezkonkurenčné riešenie na správu portálov a dokumentov, kombináciu. Nuxeo je naopak najlepšie pre stredné a malé podniky, ktoré majú obmedzené požiadavky na vlastnosti a nie je potrebné ich agresívne rozširovať. Sharepoint je najvhodnejší pre podniky s veľkými zdrojmi a pre tých, ktorí sú pre ľahkú integráciu závislí od produktov spoločnosti Microsoft. So všetkými vedomosťami zdieľanými v tomto blogu by mali byť služby konzultanta pri výbere riešenia (ktoré by ste napriek tomu mali) zmysluplnejšie a užitočnejšie.

Zdroj: algoworks.com