Ako vyvinúť systém správy dokumentov na optimalizáciu obchodných procesov?

Veľkou otázkou, ktorú by sme chceli prediskutovať v tomto článku, sú body, ktoré by ste mali zvážiť pri vývoji systému správy dokumentov (DMS). Aby ste to mohli urobiť, je potrebné vybrať špecifikáciu požiadaviek, obchodné a funkčné požiadavky pre vybraný systém správy dokumentov (DMS) a preskúmať jeho architektúru.

POŽIADAVKY NA SOFTVÉR SPRÁVY DOKUMENTOV

  1. Obchodné požiadavky

Dokumentácia zostavená obchodným analytikom je dôležitou súčasťou, ktorú by ste mali mať pred skutočnou integráciou systému správy dokumentov (DMS) do vášho podnikania. Cieľom je objasniť dôvody, prečo váš podnik vyžaduje takéto riešenie a určiť spôsoby, ako takýto softvér vyhovie vašim potrebám. Dokument vám tiež pomôže definovať finančné požiadavky vrátane dôkladnej analýzy nákladov a prínosov.

  1. Špecifikácia požiadaviek

Na základe dokumentu o obchodných požiadavkách vytvára obchodný analytik túto základnú dokumentáciu, známú tiež ako SRS (Špecifikácia softvérových požiadaviek), ktorá obsahuje podrobné funkčné a technické vlastnosti vyvíjaného softvéru. Môže byť vytvorený na vašej strane alebo na strane dodávateľa softvéru.

Vysoký význam tohto dokumentu vysvetľuje jeho schopnosť znížiť možné riziká ďalšieho redizajnovania systému správy dokumentov (DMS). Pomáha tiež vytvoriť jasnú víziu projektu a vopred optimalizovať budúci vývojový proces.

  1. Funkčné požiadavky

Tento dokument je neoddeliteľnou súčasťou SRS, ktorý obsahuje podrobný popis vybraného systému správy dokumentov (DMS), konkrétne jeho funkčnosť, úrovne autorizácie, zamýšľané správanie produktu, prípady použitia atď. Pri riešení funkčných požiadaviek zvážte, či by takýto dokument mal uvádzať, že vybraný DMS môže poskytnúť nasledujúce možnosti:

  • zachytenie;
  • indexovanie
  • vyhľadávanie, získavanie a distribúcia;
  • integrácia s akýmkoľvek iným softvérom, nielen interným;
  • riadenie pracovných tokov;
  • kontrola verzií;
  • zabezpečenie;
  • kontrola prístupu na základe rolí atď.

Celkovo vám špecifikácia funkčných požiadaviek pomôže zistiť, ktoré funkcie môžu chýbať a objasniť všetky technické aspekty vášho budúceho systému správy dokumentov (DMS) s vývojovým tímom. Po dokončení tejto fázy je čas preskúmať podstatu architektury systému správy dokumentov (DMS).

ARCHITEKTÚRA SYSTÉMU SPRÁVY DOKUMENTOV

Pri integrácii takéhoto softvéru do vašej firmy by ste mali zvážiť architekturu systému správy dokumentov (DMS). Voľba priamo ovplyvňuje proces vývoja systému správy dokumentov (DMS). Umožňuje vám vopred minimalizovať určité riziká spojené s implementáciou. Preto zvážte nasledujúci zoznam tipov, ktoré by vám mali pomôcť zodpovedať otázku, ako vytvoriť systém správy dokumentov s architektúrou, ktorá sa najviac hodí:

  • malo by byť dostatočne flexibilné, aby vyhovovalo všetkým vašim obchodným požiadavkám;
  • malo by podporovať klastrovanie s cieľom škálovať vyvinuté aplikácie a účinne podporovať počet zákazníkov;
  • zvážte výber systému správy dokumentov (DMS) s architektúrou rozdelenou na komponenty. Takýto architektonický štýl predpokladá príležitosti na vykonanie úprav, nasadenie a ľahkú podporu;
  • architektúra by mala umožniť vytváranie záloh a obnovenie po katastrofe, aby sa zabránilo strate údajov v prípade núdze;
  • uistite sa, že je rozšíriteľná ako taká vlastnosť, ktorá vývojárom umožňuje vytvoriť pre vás potrebné aplikačné moduly;
  • Majte na pamäti, že efektívne fungujúca architektúra systému správy dokumentov (DMS) by mala podporovať modul workflow, ktorý pomôže správne nastaviť a automatizovať všetky obchodné procesy vo vašom podniku;

Zoberme si Alfresco DMS ako príklad a ukážeme vám, ako môžu byť všetky uvedené tipy stelesnené v jednom softvérovom riešení:

Architektúra Alfresco DMS

Repozitár, srdce Alfresco DMS, je podporované serverom a funguje ako úložisko obsahu a metadát. Všetky programovacie rozhrania podporujú množstvo jazykov a protokolov. To umožňuje softvérovým inžinierom implementovať vlastné moduly a funkcie. Pretože Alfresco DMS umožňuje ukladanie veľkého množstva údajov, ponúka svojim používateľom tiež rýchle a bezchybné vyhľadávanie v dokumentoch. Funkcia vyhľadávania je postavená na vrchole Apache Solr 6 a poskytuje indexovanie dokumentov, rozšírené filtrované vyhľadávanie a vlastné vyhľadávanie na základe metadát zákazníka.

Ďalšou architektonickou črtou Alfresco DMS je rozšíriteľný počet klientov (mobilných, webových atď.), Prostredníctvom ktorých je možné pristupovať k údajom. Napríklad mobilní klienti majú prístup k údajom uloženým v DMS prostredníctvom rozhraní REST API, ktoré systém poskytuje. Okrem toho, ak integrujete Alfresco DMS do svojho podniku, môžete si byť istí, že vymieňané údaje prostredníctvom všetkých dostupných klientov sú úplne bezpečné vďaka šifrovaniu na zariadení a kontrole prístupu.

A konečne, architektúra Alfresco DMS je to, čo robí toto riešenie tak účinným a škálovateľným. Flexibilita vnútornej štruktúry umožňuje softvérovým inžinierom implementovať množstvo vlastných funkcií zvyšujúcich počiatočný potenciál out-of-the-box funkcií, a tým aj celkovú produktivitu podniku.

zdroj: aimprosoft.com

Pridať komentár