Náklady na DMS a čo v ňom hľadať

Náklady na softvér na správu dokumentov

Softvér pre správu dokumentov sa môže veľmi líšiť v cenách a štruktúre nákladov. Prvým a možno najdôležitejším faktorom v nákladoch na systém správy dokumentov je to, či ste vybrali verziu typu cloud alebo lokálnu.

Cloudový softvér vás odbremení od údržby infraštruktúry a bezpečnosti a umiestni ju do spoločnosti tretej strany. Aj keď sa tým znižujú náklady a náročnosť správy v rámci podniku, musíte veriť, že spoločnosť s vašimi údajmi zaobchádza správne. Za cloudový softvér sa zvyčajne platí predplatné. Pre väčšinu softvéru na správu dokumentov by sa to mohlo pohybovať od 15 do 200 dolárov mesačne na používateľa, v závislosti od zložitosti zvoleného riešenia.

Lokálne verzie softvéru pre správu dokumentov vyžadujú údržbu vašich vlastných serverov a spravidla vyhradeného IT personálu. Vaša spoločnosť je plne zodpovedná za bezpečnosť vašich údajov, ale to tiež znamená, že máte úplnú kontrolu nad svojimi vlastnými údajmi. S lokálnymi riešeniami musíte spravidla kúpiť licenciu pre každého používateľa. Každá licencia môže stáť 1 000 alebo viac dolárov, je to však jednorazový poplatok. Za lokálne riešenia sa však zvyčajne účtujú dodatočné poplatky za technickú podporu a aktualizácie softvéru po prvom roku, čo je zvyčajne asi 20% počiatočných licenčných nákladov.

Pre malé podniky, ktoré hľadajú ľahko spravovateľný softvér a nie sú naň vysoké režijné náklady, sa odporúča riešenie založené na cloude. Uistite sa však, že váš poskytovateľ dodržiava najlepšie postupy v oblasti kybernetickej bezpečnosti na ochranu vašich údajov.

Skutočná cena softvéru pre správu dokumentov sa líši v závislosti od spoločnosti. Je zrejmé, že systémy s komplexnejšími funkciami sú drahšie, zatiaľ čo náklady na základný softvér pre správu dokumentov bez ďalších funkcií (ako sú nástroje na správu úloh a funkcie automatizácie pracovných postupov) môžu byť dosť nízke. Čím viac používateľov pridáte do cloudového systému, tým vyššia bude mesačná cena predplatného.

Čo hľadať v softvéri na správu dokumentov

Zatiaľ čo všetky systémy správy dokumentov digitalizujú a organizujú dokumenty a uľahčujú ich získavanie alebo revidovanie pre používateľov so súhlasom, do vášho softvéru pre správu dokumentov môže byť zabudovaných mnoho ďalších funkcií. Tu je prehľad niektorých nástrojov a aspektov, ktoré by ste mohli zvážiť pri výbere systému správy dokumentov.

Použiteľnosť

Jedným z najdôležitejších prvkov akéhokoľvek softvéru je použiteľnosť. Môže ponúknuť všetky funkcie na svete, ale ak vám systém nebude vyhovovať, nebudú vám k ničomu dobré. Mnoho systémov správy dokumentov ponúka skúšobné verzie, ktoré vám umožnia ich testovanie pred nákupom. Ak je to možné, umožnite svojmu tímu vyskúšať softvér počas skúšobnej doby zadarmo a ponúknite spätnú väzbu o tom, čo sa mu páči a čo nie.

Zdieľanie dokumentov a spolupráca

Zatiaľ čo primárnou funkciou systému správy dokumentov je digitalizácia a organizácia súborov, najmodernejší softvér tiež umožňuje používateľom zdieľať súbory navzájom a spolupracovať pri ich úprave. Niektorý softvér pre správu dokumentov umožňuje používateľom súčasne upravovať dokument, zatiaľ čo iné softvéry sa spoliehajú na funkciu check-in / checkout, ktorá zaručuje, že na dokumente môže naraz pracovať iba jeden používateľ. Niektoré ponúkajú obe možnosti.

Kontrola verzií

Kontrola verzií, niekedy označovaná ako „verzovanie“, je rozhodujúcou funkciou softvéru na správu dokumentov, ktorý umožňuje sledovať zmeny v dokumente. Najlepší softvér na správu dokumentov dokonca uchováva archív starých verzií, čo vám umožní zistiť, ako sa dokumenty časom zmenili a podľa potreby sa vrátiť k starej verzii.

Skenovanie obrázkov a OCR

Skenovanie obrázkov a optické rozpoznávanie znakov sú užitočné funkcie pre podniky, ktoré majú veľa papierových záznamov, ktoré by chceli digitalizovať. Skenovanie je prvým krokom – premena papierového záznamu na digitálny súbor, ktorý je možné importovať do softvéru. OCR je pokročilejšou funkciou, ale je nevyhnutnosťou pre zefektívnenie veľkých digitalizačných projektov. OCR číta text obrázka a umožňuje vyhľadávanie obsahu obrázka. Najlepšie systémy správy dokumentov používajú OCR na automatické vyplnenie metadát a na uľahčenie vyhľadávania dokumentu neskôr.

Elektronické podpisy

Softvér na správu dokumentov je často domovom súborov, ktoré vyžadujú podpis manažéra, ako sú napríklad objednávky. Mnoho systémov na správu dokumentov sa integruje s nástrojom elektronického podpisu, napríklad DocuSign, ktorý umožňuje elektronické podpisy. Prostredníctvom softvéru môžete často príjemcovi odoslať dokument so žiadosťou o jeho podpis.

Automatizácia pracovných postupov

Funkcie automatizácie pracovných postupov automaticky presúvajú úlohy. Ako príklad si vezmite uvedenú objednávku: Môžete nastaviť automatizáciu pracovných postupov tak, aby po vygenerovaní objednávky automaticky prešla na podpis príslušnému správcovi. Manažér dostane oznámenie a po dokončení úlohy bude upovedomený ďalší relevantný člen tímu (ako napríklad niekto v účtovnom oddelení alebo nadriadený manažéra). Ak je potrebná ďalšia akcia, možno ju budete môcť zabudovať aj do automatizovaného pracovného postupu. Najlepšie systémy správy dokumentov vám umožňujú prispôsobiť pracovné postupy tak, aby vyhovovali spôsobu spolupráce vašich tímov.

Povolenia používateľa

Základným prvkom softvéru pre správu dokumentov je možnosť správcov nastaviť individuálne užívateľské oprávnenia. Povolenia umožňujú určitým používateľom prezerať alebo upravovať súbory, zatiaľ čo iní môžu zabrániť tomu, aby tieto dokumenty videli v systéme. Nielen, že je to užitočné z hľadiska efektívnosti, je to tiež dôležité bezpečnostné opatrenie. Najlepší softvér pre správu dokumentov umožňuje správcom nastaviť povolenia podľa konkrétnych skupín a tiež meniť povolenia za chodu, ak potrebujete urobiť výnimku pri zachovaní rovnakých predvolených nastavení povolení.

Mobilná funkčnosť

V dnešnom obchodnom prostredí je nevyhnutný prístup k mobilným zariadeniam. Mnoho systémov  správy dokumentov má vyhradenú mobilnú aplikáciu. Iní sa spoliehajú na webové prehliadače alebo online portály. Uistite sa, že mobilná verzia softvéru pre správu dokumentov, ktorý zvažujete, je skutočne prispôsobená pre mobilné zariadenia. Aj keď ich osobne nepoužívate na mobilných zariadeniach, je pravdepodobné, že to budú ostatní členovia vášho tímu.

Nie každý systém správy dokumentov obsahuje všetky vyššie uvedené aspekty, no mnohé ponúkajú všetky a niektoré aj niečo navyše. Pri výbere softvéru pre správu dokumentov preto zvážte, ktoré nástroje a funkcie by boli pre vaše podnikanie najužitočnejšie. Je dôležité nájsť rovnováhu medzi komplexnosťou a použiteľnosťou; napríklad, niektoré systémy to dokážu všetko, ale sú výzvou na navigáciu (nehovoriac o vyšších nákladoch ako pri jednoduchšom softvéri).

zdroj: businessnewsdaily.com

Pridať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *