Výhody digitalizácie dokumentov

Ako vám môže digitalizácia dokumentov pomôcť nájsť súbor, ktorý potrebujete?

Produktivita a efektivita sú všetko, čo sa týka vášho výsledku. Ak vaši zamestnanci trávia značné množstvo času (niekedy aj hodiny!) hľadaním správneho dokumentu v dezorganizovanej kartotéke, robíte to zle a stojí to vaše obchodné peniaze.

Digitalizácia dokumentov má mnoho výhod, najmä ak sa vaša spoločnosť spolieha na efektívne a racionálne ukladanie a zdieľanie dokumentov. V tomto článku sa pozrieme na niektoré z najdôležitejších výhod, ktoré by ste mali zvážiť, keď uvažujete o prechode na digitalizované dokumenty.

1. Prístup k svojím dokumentom, keď ste v pohybe

Ak často cestujete za prácou alebo ak vaša spoločnosť má zamestnancov roztrúsených na viacerých miestach, flexibilita je nanajvýš dôležitá. Ak vaši zamestnanci musia nosiť veľa dokumentov, niektorí sú povinní stratiť alebo zabudnúť v kancelárii pred veľkým stretnutím.

Prečo nevystrihnúť možnosť ľudskej chyby a digitalizovať svoje dokumenty? Bez ohľadu na to, kde je váš tím, pokiaľ majú pripojenie na internet, môžu mať kedykoľvek k dispozícii prístup k dokumentom a súborom, ktoré potrebujú, a to aj v prípade, že sú vzdialené niekoľko kilometrov od kancelárie.

Digitalizácia dokumentov ponúka flexibilitu pre distribuované tímy alebo pre členov tímov, ktorí sú neustále na cestách. Ak pre nich bude ľahšie vykonávať svoju prácu, práca, ktorú vydajú, bude oveľa lepšia.

2. Ušetrite miesto pomocou digitálnych súborov

Zdieľaný priestor je v dnešných pracovných prostrediach novou normou. Špecializovaná podateľňa na papierové dokumenty už neexistuje. Fyzický priestor je prvotriedny, zatiaľ čo elektronické úložisko je neuveriteľne cenovo dostupný a škálovateľný spôsob, ako vám dať priestor späť.

Keď digitalizujete svoje dokumenty a prázdne priestory predtým obsadené kartotékami, uvedomíte si, že vaše kancelárske priestory sú oveľa väčšie, ako ste si mysleli predtým. Možno vám to umožní rozšíriť tím a rozšíriť podnikanie spôsobmi, o ktorých ste nevedeli, že sú možné.

Premena papierových dokumentov na digitálne súbory a prechod na plne digitálny systém vám v dlhodobom horizonte ušetrí peniaze, priestor a čas.

3. Buďte pripravení na neočakávané digitalizované dokumenty

Prírodné katastrofy ničia najmä podniky, ktoré svoje dokumenty digitálne neukladajú. Digitálne dokumenty uložené mimo pracoviska alebo zálohované v cloude vám poskytnú výhodu v porovnaní s nečakanými a bezpečnými pocitmi, pretože vaše najdôležitejšie súbory sú bezpečné a zvukové.

Uisťujeme vás, že budete mať stále prístup k svojim dôležitým obchodným záznamom a informáciám o klientovi, aj keď sú vaše kancelárske priestory nižšie ako tri metre vody.

4. Choďte na zelenú s kanceláriou bez papiera

Môže byť ťažké zabezpečiť, aby bola vaša kancelária ekologickejšia, najmä ak stále používate papierové dokumenty a ukladáte ich v objemných kartotékach. Ak je kus vášho papiera hlavným médiom na zdieľanie a ukladanie dokumentov, ste povinní dať dohromady neuveriteľné množstvo tlačených kópií, ktoré je potrebné niekde uložiť, pravdepodobne v kartotékach a pretečených krabiciach, ktoré zaberajú veľa miesta.

Podporte prostredie, v ktorom sa vyhnete použitiu toľko papiera digitalizáciou existujúcich dokumentov pomocou skenovacieho softvéru a povzbudením svojho tímu, aby namiesto toho vytváral elektronické dokumenty. Nakoniec sa dostanete k bodu, v ktorom je digitalizácia dokumentov normou, a môžete sa zbaviť tlačených kópií.

5. Zlepšite organizačnú produktivitu a spoluprácu

Spolupráca je v dnešnom pracovnom prostredí nanajvýš dôležitá a spolupráca na projekte, ktorý nie je plne digitálny, môže byť neohrabaná a neefektívna.

83% pracovníkov v oblasti znalostí stráca čas na problémy s verziou každý deň. Povedzte, že niektorý z členov vášho tímu urobí zmeny v dokumente a pošle ho všetkým ostatným, no nie všetci uvidia novú verziu včas. Budú naďalej pracovať na zastaranej verzii a nakoniec budú musieť znova vykonať prácu. Digitalizácia dokumentov môže umožniť viacerým používateľom vykonávať úpravy v reálnom čase.

Efektívnosť svojho tímu môžete zlepšiť pomocou elektronických dokumentov a komunikácií, aby sa každý nachádzal na tej istej stránke a mohol ponúknuť spätnú väzbu a propagovať nápady slobodne a ľahko. Výsledkom je menej strateného času a vyššia produktivita a spolupráca.

Zjednodušte svoj proces a ušetrite hodiny drahocenného času s kancelárskými riešeniami bez papiera

Technológia uľahčuje digitálny prístup k dokumentom a ich ukladanie ako kedykoľvek predtým. Predtým, budete musieť kopať cez kartotéku pri kartotéke nájsť jednu zložku alebo dokument. Môže to trvať hodiny, najmä ak súbory nie sú usporiadané správne.

Jednou z najvýznamnejších výhod digitalizácie dokumentov je to, že nájdete to, čo potrebujete v priebehu niekoľkých sekúnd – nie hodín. To znamená, že už nemusíte strácať čas prehliadaním súborov, čo vám umožní sústrediť sa na to, čo je dôležité.

zdroj: paperfreeoffice.com

Jeden Komentár

Pridať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *