8 Výhod systému správy dokumentov

Schopnosť ľahko a systematicky ukladať, archivovať a vyhľadávať dokumenty je nevyhnutná na zabezpečenie toho, aby všetci zamestnanci pracovali s najaktuálnejšími dostupnými informáciami, zabraňuje stratám v produktivite a snaží sa získať späť dokumenty, ktoré boli zle vyplnené alebo náhodne archivované.

Pripravili sme zoznam niekoľkých výhod, ktoré môže systém správy dokumentov (DMS) ponúknuť akejkoľvek spoločnosti, ktorá sa snaží lepšie zorganizovať svoju internú a externú komunikáciu.

1)Centralizované informácie

Použitie systému správy dokumentov (DMS) umožňuje vašej spoločnosti zabezpečiť, aby sa všetky potrebné dokumenty uchovávali na jednom mieste. Všetci zamestnanci vedia, kde majú hľadať informácie a pri pravidelnom používaní nezostanete bez potrebných dokladov, ak zamestnanec ide na dovolenku alebo opustí organizáciu.

2)Súčasná aktualizácia

Udržiavanie všetkých potrebných dokumentov na jednom mieste zaručuje, že dokumenty sa môžu aktualizovať súčasne s výskytom zmien. Jednoduché aj zložité zmeny sa môžu automaticky prejaviť, takže bez ohľadu na to, kto k údajom pristupuje viete, či je dokument aktuálny a úplný, pretože je všetko na jednom mieste.

3)Bezpečnosť

Udržiavanie citlivých informácií v systéme správy dokumentov (DMS) pomáha zaistiť, aby sa informácie uchovávali v bezpečí. V podniku môže dôjsť k nezvratnej ujme, ak sa dôležité alebo inak citlivé údaje dostanú do nesprávnych rúk. Riešenia správy dokumentov vám umožňujú chrániť dôverné obchodné informácie rôznymi spôsobmi vrátane použitia nastavení povolení, ktoré umožňujú prístup iba k autorizovaným používateľom k určitým dokumentom. Tieto systémy môžu tiež sledovať, kto a kedy má prístup k týmto dokumentom, takže ste vždy na vrchole toho, kto má aké informácie.

4)Prístup kedykoľvek a kdekoľvek

Niektoré systémy správy dokumentov (DMS) umožňujú prístup bez ohľadu na to, aké zariadenie jednotlivec používa a kde sa tento jednotlivec nachádza. To môže mať osobitný význam pre spoločnosti s veľkou mobilnou klientskou základňou, ktoré chcú časté a okamžité aktualizácie svojich informácií. Je to užitočné aj pre spoločnosti, ktoré majú veľkú pracovnú silu v celej krajine alebo na celom svete a ponúkajú im prístup k údajom bez ohľadu na to, v akom časovom pásme sa môžu nájsť.

5)Organizácia

Je samozrejmé, že systém správy dokumentov (DMS) umožňuje spoločnostiam spravovať a organizovať svoje údaje. Systémy môžu byť upravené tak, aby pomáhali pri filtrovaní informácií, aby sa uľahčila ich organizácia a lokalizácia. Ak sú systémy nastavené správne, sú vysoko prehľadateľné a dajú sa roztriediť a rozdeliť do kategórií, aby sa zaistilo, že informácie sú na dosah ruky pomocou jednoduchého vyhľadávania pomocou kľúčových slov.

6) Efektívnosť

Nedávno spoločnosť McKinsey uviedla, že zamestnanci v priemere trávia 9,3 hodiny týždenne hľadaním informácií. To je viac ako jeden celý pracovný deň zbytočným hľadaním informácií skôr, ako sa začne práca. Systémy správy dokumentov (DMS) sú navrhnuté tak, aby zabránili tomuto vyhľadávaniu tým, že udržia organizáciu v tíme a zabezpečia, aby informácie, ktoré hľadajú, mohli byť nájdené rýchlo a efektívne.

7)Spolupráca

Systémy správy dokumentov (DMS) sú skvelým zdrojom spolupráce medzi kolegami. Či už ide o vytvorenie novej prezentácie alebo o úpravu existujúceho portfólia, tieto systémy umožňujú jednotlivcom spolupracovať na práci bez spojenia s verzovaním prostredníctvom e-mailu. Umožňujú tiež jednotlivcom, ktorí môžu byť od seba vzdialení tisíce kilometrov, bezproblémovú a simultánnu spoluprácu.

8)Archivácia

Archivácia citlivých dokumentov alebo dokumentov súvisiacich s dodržiavaním predpisov môže byť veľmi nákladná. Potreba uchovávania papierových dokumentov, zabezpečenia náležitej bezpečnosti a účinného archivovania údajov za účelom uľahčenia ľahkého vyhľadávania môže byť pre mnohé podniky neúnosná. Potreba reprodukovať dokumenty, pretože originály nie sú dostupné, stratené alebo nesprávne, je zdĺhavá a kontraproduktívna. Výber systému správy dokumentov (DMS), ktorý umožňuje elektronickú archiváciu dokumentov, je inteligentné riešenie, ktoré zabráni všetkým týmto problémom. Oprávnené osoby môžu okamžite pristupovať k dokumentom online a mať prístup k informáciám alebo poslať akýkoľvek dokument klientovi okamžite.

Zdroj: oneildata.com

Pridať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *