Najväčší problém so systémom správy dokumentov a spôsob jeho riešenia

Správa súborov a dokumentov bola v podnikaní vždy veľkou výzvou. Technológia prešla dlhú cestu od čias, keď bolo každodennou úlohou zamieňať papierové dokumenty. Systémy správy dokumentov (DMS) sú výkonné nástroje, ktoré šetria čas a energiu. Možno si myslíte, že máte najlepšie riešenie správy dokumentov, problémy sa môžu vyskytnúť, ak si nebudete dávať pozor.

Od výberu nesprávneho systému po nesprávnu implementáciu predstavuje chyba používateľa najväčšiu výzvu pre schopnosť vašej organizácie efektívne spravovať dokumenty.

Pomocou nasledujúcich tipov môžete minimalizovať a dokonca eliminovať chyby používateľa:

1)Začnite správnym riešením správy dokumentov

Ak pracujete so zastaraným, neefektívnym systémom správy dokumentov (DMS), je čas nájsť nové riešenie … takže si vyberajte múdro.

Vyhľadajte systém, ktorý sa ľahko používa. Zmätené používateľské rozhranie zvýši pravdepodobnosť výskytu chýb, z ktorých niektoré môžu byť nákladné. Správne navrhnuté riešenie správy dokumentov umožní vašim zamestnancom intuitívne spravovať súbory a dokumenty.

Ak chcete dosiahnuť ešte vyššiu účinnosť, prejdite na sociálny intranetový softvér. Tento typ platformy hladko integruje správu dokumentov s ostatnými kľúčovými funkciami (vrátane zdieľaných kalendárov, sledovania projektov a správ) v jednej platforme. Vaše dokumenty neexistujú vo vákuu … sú spojené s projektmi, prebiehajúcimi rozhovormi a úlohami.

Softvér sociálneho intranetu vás všetkých spojí dohromady, takže vaši pracovníci nemusia počas pracovného dňa preskakovať medzi aplikáciami. Keď je všetko na jednom mieste, kľúčové informácie sa cez trhliny nedostanú. Vaše dokumenty sa budú vyvíjať tak, aby držali krok s úlohami a projektmi, ktoré podporujú, a všetky zúčastnené strany mali prístup v reálnom čase. Výsledkom bude, že vaše riešenie na správu dokumentov bude organizovanejšie a presnejšie.

2)Nechajte niekoho bojovať za projekt

Po výbere nového riešenia na správu dokumentov identifikujte „šampióna“ – niekoho, kto sa ujme vedenia v spoznávaní softvéru zvnútra aj zvonka a ktorý môže slúžiť ako interný expert na zodpovedanie denných otázok. Najlepším riešením je vymenovať niekoho, kto je dosť dôvtipný, dobre komunikuje s ostatnými a má veľa trpezlivosti.

Začnite od vrcholu. Uistite sa, že vedúci projektov a administrátori sú plne oboznámení s vašou novou platformou intranetového softvéru, aby mohli viesť svoje tímy pri používaní. Tento prístup zhora nadol tiež zvýši mieru osvojenia si používania intranetu medzi vašimi zamestnancami.

Nakoniec svojim zamestnancom objasnite, že ste plne zaviazaní k svojmu novému softvéru. Ak chcete z vašej investície vyťažiť maximum, budete ju musieť používať jednotne vo všetkých smeroch.

3)Nešetrite na vzdelávacom procese

Neexistuje žiadna náhrada za dobré školenie, preto informujte svoj tím, aby používal vaše nové riešenie správy dokumentov. Aj keď používanie sociálneho intranetového softvéru je veľmi jednoduché, vyhnete sa možným bolestiam hlavy zavedením intranetového školiaceho programu pred spustením novej platformy.

V mnohých prípadoch je program odbornej prípravy riadený lepšie pre veľké organizácie, zatiaľ čo menšie spoločnosti si môžu želať usporiadať neformálne stretnutia. Vyberte si metódu, ktorá najlepšie zaujme váš tím.

Ak sú vaši zamestnanci na mieste, môžete sa jednoducho stretnúť so svojím oddelením alebo projektovým tímom a pripraviť úplnú prezentáciu.

Pripravte stručné referenčné príručky a zoznam často kladených otázok pre členov tímu. Počas školenia si všímajte všetky konkrétne problémy, ktoré zamestnanci nastoľujú, a tieto informácie pridajte do svojich referenčných materiálov, aby bol váš tréning prispôsobený potrebám vášho tímu.

Keď školíte zamestnancov, ktorí pracujú na diaľku, možno budete musieť byť trochu viac kreatívni. Jedným z najrýchlejších a najpríťažlivejších spôsobov, ako to dosiahnuť, je vytvoriť školiace video, ktoré bude možné zdieľať medzi vašimi zamestnancami. Používatelia sa môžu učiť vlastným tempom a vo svoj voľný čas.

4)Pred zavedením odovzdajte dôležité dokumenty

Pred zavedením nového riešenia správy dokumentov odovzdajte dôležité firemné dokumenty, aby používatelia mohli vyskúšať vaše nové riešenie ako kľúčové miesto pre kľúčové informácie. Poskytnutím prístupu k vašim kľúčovým dokumentom od prvého prihlásenia urobíte svoj nový systém „skutočnejším“ pre svoj tím a okamžite im dáte dôveru vo svoj softvér.

Pri výbere dokumentov spoločnosti, ktoré chcete odovzdať, nezabudnite pokryť všetko. Zahrňte zásady a postupy týkajúce sa ľudských zdrojov, IT, marketingu, manažmentu a akéhokoľvek iného oddelenia, ktoré tvorí vašu organizáciu. Môžete si tiež vytvoriť rôzne online pracovné priestory na uloženie dokumentácie, aby sa prekrývanie informácií nestalo problémom pre vašich zamestnancov.

Zdroj: axerosolutions.com

Pridať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *