TOP 7 funkcií správy dokumentov, ktoré dnes potrebujete.
Ako ste očakávali, nie všetky systémy správy dokumentov (DMS) sú vytvorené rovnako. Existuje veľa vecí, ktoré ich od seba odlišujú… a porozumenie toho, čo robí dobre navrhnutú platformu, je dôležité pre moderné podniky – malé, stredné a veľké.
Pri nákupe systému správy dokumentov (DMS) zvážte jeho vlastnosti a ubezpečte sa, že spĺňa nasledujúce normy:
1)Cloudový prístup.
V súčasnosti sa prakticky všetko v obchode odohráva online. Pretože zamestnanci musia nahrávať a sťahovať dokumenty kedykoľvek a kdekoľvek, cloudový prístup je nevyhnutnosťou. Zatiaľ čo webové systémy na správu dokumentov sa v tomto odvetví rýchlo stávajú štandardom, stále existuje množstvo možností, ktoré neobsahujú webovú integráciu … a týmto možnostiam by sa malo vyhnúť.
2)Inteligentná organizácia.
Prehľadávanie v mnohých dokumentoch je často problematické. To platí najmä pre rastúce podniky. Čím je spoločnosť väčšia, tým väčšia je pravdepodobnosť, že sa bude organizovať stále viac a viac dokumentov. Organizačná hierarchia je jednou z najdôležitejších funkcií, ktoré je potrebné zohľadniť pri výbere systému správy dokumentov. Kategorizácia, označovanie a hodnotenie vám pomôžu nájsť súbory, ktoré potrebujete, čo najrýchlejšie.
3)Atraktívne užívateľské rozhranie.
Váš personál bude každý deň používať váš systém na správu dokumentov (DMS), takže sa budete chcieť uistiť, že softvér obsahuje atraktívne používateľské rozhranie. To, čo vidíte vy aj vaši zamestnanci, keď sa prihlásite, je pochopiteľne jedna z najdôležitejších častí. Ak má váš systém správy dokumentov (DMS) neprehľadné užívateľské rozhranie, nikto nebude chcieť vykonať prechod.
4)Robustná funkcia vyhľadávania.
Čím väčšie je množstvo zmlúv, faktúr a rôznych iných dokumentov vašej spoločnosti, tým náročnejšie je hľadanie konkrétnych dokumentov a súborov. Je nevyhnutné, aby váš tím dokázal prehľadávať všetok váš obsah. Táto dôležitá funkcia však mnohým systémom správy dokumentov (DMS) chýba. Robustný vyhľadávací nástroj, ktorý vám pomôže presne prehľadávať všetky dokumenty vašej spoločnosti, sa vám bude hodiť pravidelne, čo vám z dlhodobého hľadiska ušetrí veľa času.
5)Kontrola verzií.
Keďže nahrané dokumenty sú neustále v pohybe, každá spoločnosť by mala mať systém správy dokumentov (DMS), ktorý obsahuje aktualizácie a rôzne verzie súborov. Každý sa ocitol v situácii, keď nie je možné vrátiť sa k predchádzajúcemu dokumentu … a keď dôjde k neospravedlniteľným chybám, je často potrebné začať od nuly. Najlepšie systémy správy dokumentov (DMS) ukladajú všetky verzie dokumentu po jeho nahraní, čo vám umožňuje vrátiť sa do svojej histórie pred vykonaním zásadných zmien a uložiť, čo by sa inak mohlo stať zbytočným dokumentom.
6)Povolenia.
Ak máte obrovský personál, niekedy môže byť ťažké udržať sociálnu komunitu pod kontrolou. Povolenia sú v tomto ohľade skutočne potrebné, pretože umožňujú zvoliť, kto má možnosť vymazať alebo zmeniť súbory a dokumenty a kto nie. Najlepšie systémy správy dokumentov (DMS) umožňujú správcom nastaviť konkrétne povolenia pre každého zamestnanca, čo pomáha udržať kontrolu a chrániť dôležité dokumenty pred pozmenením.
7)Podpora univerzálneho formátu.
Každý, kto sledoval technologický pokrok za posledných niekoľko desaťročí, vie, že formáty súborov sa neustále menia. V profesionálnom svete dnes môžu dominovať bežné rozšírenia, ako sú .pdf a .docx, ale to neznamená, že tu nie sú iné pravidelne používané formáty súborov … a v budúcnosti sa budú objavovať nové formáty súborov. Čím viac formátov môže váš systém správy dokumentov (DMS) podporovať, tým lepšie. Zabezpečíte tak, že sa vám na ceste nevyskytnú žiadne problémy.
zdroj: axerosolutions.com
Nástrahy nedostatočnej správy dokumentov
Pravidlá digitálnej transformácie – 1.časť
Digitálna transformácia podnikových dokumentov a šablón.
O Autorovi
