Digitálna transformácia podnikových dokumentov a šablón.

Čo je to digitálna transformácia?

Digitálna transformácia je termín daný procesu aktualizácie tradičných starých pracovných postupov na efektívnejšie digitálne. Zámerom týchto zmien je prispôsobiť pracovné postupy novým technológiám a softvéru a zabezpečiť, aby procesy fungovali čo najefektívnejšie.

Digitálna transformácia prebieha spolu s neustálym technologickým pokrokom. Posledným krokom v oblasti digitálnej transformácie je digitálne riešenie od spoločnosti až po cloudové riešenie, ktoré je vhodnejšie pre stále viac digitálne pracoviská s viacerými zariadeniami a kancelárskymi miestami.

Digitálna transformácia v podniku zahŕňa zmeny:

  • Šablóny dokumentov.
  • Digitálne diela.
  • Úložné systémy.
  • Pracovných postupov.
  • IT ekosystémy a integrácie.

Prečo je digitálna transformácia dôležitá pre podniky?

Z dôvodu veľkosti a zložitosti sú podnikové organizácie digitálnou transformáciou zvyčajne pozitívne ovplyvnené ako menšie organizácie. Podniky majú často po celom svete viacero kancelárskych miest, kde zamestnanci cestujú medzi rôznymi kanceláriami a používajú rôzne zariadenia.

To môže byť prekážkou, keď prevládajú prvky dedičstva, pretože pre zamestnancov môže byť ťažké získať prístup k potrebným pracovným tokom. Výsledkom je, že digitálne transformované pracovné postupy ponúkajú podnikom obrovský prínos, pretože ich dosah môže v organizácii ušetriť veľké množstvo času.

Ako digitálna transformácia ovplyvňuje dokumenty a šablóny

Digitálna transformácia ovplyvňuje viacero oblastí podnikania. Jednou z oblastí, kde je to prospešné, je správa podnikových dokumentov: bez ohľadu na priemysel, všetci zamestnanci vytvárajú a používajú dokumenty a šablóny vo svojej práci. V prvej fáze digitálnej transformácie boli dokumenty, ktoré boli predtým uložené v papierovej kópii, dostupné na počítačoch. S týmto novým nastavením sa prístup stáva problematickým, pretože zamestnanci sa snažia nájsť aktuálne šablóny a šablóny pod značkou, ktoré možno uložiť na firemné intranety alebo stiahnuť do stolových počítačov.

Ďalšie problémy sa vyskytujú, keď šablóny dokumentov vyžadujú aktualizácie. Proces aktualizácie a distribúcie šablón dokumentov je pre oddelenia IT ťažkopádny a náročný na prostriedky. Pre zamestnancov je hľadanie a prístup k najnovším verziám šablón a digitálnych aktív stále ťažký a vedie k nesprávnemu označovaniu a riziku nedodržania.

zdroj: templafy.com

Pridať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *