Prečo by sme potrebovali elektronický systém správy dokumentov?

Jednoducho povedané, systém elektronickej správy dokumentov je najúčinnejším spôsobom zachytávania, správy a distribúcie dokumentov.

S tým budete:

• Načítavať dokumenty rýchlejšie ako kedykoľvek predtým
• Vždy vedieť, kde sú vaše dokumenty
• Znižovať náklady na papier, tlač a skladovanie
• Šetriť čas a zvyšovať produktivitu

Koľko času skutočne ušetríme?

Viac času, ako by ste mohli očakávať. Typický zamestnanec trávi 30–40% svojho času hľadaním dokumentov – v e-maile, na pevných diskoch a v kartotékach. Nezohľadňuje sa to v ďalšom čase, ktorý bude potrebný na naskenovanie, kopírovanie, odoslanie alebo opätovné vloženie dokumentu.

Nebolo by pekné získať ten čas späť a lepšie ho využiť? So správnym systémom správy dokumentov môžete!

Je kancelária bez papiera realistický cieľ?

Vaša kancelária nemusí nikdy ísť úplne bez papiera. Závislosť od papiera však môžete znížiť odstránením papiera z vašich kľúčových procesov.

Dokumenty, ktoré prichádzajú elektronicky, zostanú elektronické. Papierové dokumenty môžu byť digitálne zachytené – a potom bezpečne skartované a recyklované.

Po elektronickom zachytení dokumentu už nie je papier potrebný. Dokumenty môžu byť digitálne smerované na schválenie v systéme správy dokumentov. Automatické doručovanie navyše eliminuje potrebu tlače konečného dokumentu pre zákazníkov alebo predajcov.

Dokumenty však už skenujeme. Nestačí to?

Skenovanie dokumentov sa stará iba o jeden typ papier – a to nie je jediný spôsob, ako dokumenty dorazia do vašej spoločnosti. Čo robíte so zvyškom z nich?

Skenovanie sa nezaujíma o: e-maily, počítačové a sieťové súbory a ďalšie. Ale systém riadenia elektronických dokumentov môže. Digitalizuje každý dokument, pridáva indexovanie a ukladá všetky dokumenty do jedného centrálneho úložiska.

Existujú obmedzenia, ktoré dokumenty sa dajú v systéme zachytiť?

Neexistujú žiadne limity! Každý dokument, ktorý máte, môžete zachytiť do systému na správu dokumentov. A všetko znamená, že všetko – od súborov PDF až po správy generované z vášho systému podnikového plánovania zdrojov (ERP) – sú uložené v jednom centrálnom úložisku.

Ak chcete získať svoje informácie znova, nebudete musieť prejsť viacerými systémami.

Ako funguje indexovanie?

Dokumenty sa indexujú, keď vstupujú do vášho systému, takže akékoľvek relevantné vyhľadávanie (dátum, meno…) vytiahne ten správny dokument. K tomu môže dôjsť automaticky prostredníctvom optického rozpoznávania znakov (OCR), čiarových kódov alebo integrácie aplikácií pri skenovaní dokumentu – v takom prípade softvér automaticky analyzuje a sťahuje text z dokumentu do indexových polí.

Navyše môžete spustiť monitory v priečinkoch a umiestneniach a automaticky vkladať a indexovať informácie do vášho systému.

Je možné automatizovať zber dokumentov a údajov? A ako automatizujeme?

Vaše procesy zachytávania môžu byť automatizované, aby vyhovovali potrebám vašej spoločnosti. Automatizácia zachytávania dokumentov môže jednoducho znamenať začlenenie indexovania. Môžete nastaviť pravidlá na automatické ukladanie informácií – napríklad všetky informácie odoslané na určitú e-mailovú adresu.

Automatizácia zachytávania by tiež mohla ísť na vyššiu úroveň, aby zodpovedala objemu dokumentov vašej spoločnosti. Napríklad, ak máte veľmi veľký objem dokumentov, mali by ste ísť do najvyššej úrovne: inteligentné zachytávanie. Tiež známe ako pokročilé zachytávanie je úplne hands-off – systém robí prácu za vás.

A čo podpisy? Môžeme ich tiež zachytiť elektronicky?

Samozrejme! Veľkou výhodou systému správy dokumentov je, že vaše dokumenty sa nemusia vytvárať v papierovej podobe.

Namiesto toho môžu vaše dokumenty zostať v elektronickej podobe a môžete ich podpísať elektronicky alebo podpis „pripnúť“ bez toho, aby ste opustili systém správy dokumentov.

Už viem, ako nájsť svoje dokumenty. Ako mi pomôže správa dokumentov?

Možno viete, ako nájsť svoje dokumenty, ale to neznamená, že to bude vedieť niekto iný. Správa dokumentov môže byť skutočne štandardizovaná vo vašej spoločnosti. Ak sa dokumenty zachytávajú a indexujú konzistentne, uľahčuje to každému nájsť akýkoľvek dokument – teraz aj v budúcnosti.

Počkať: niekto môže nájsť dokumenty? A čo dokumenty, ktoré treba chrániť?

Každý, kto má oprávnenie, môže nájsť dokumenty. Dokumenty môžu byť zabezpečené oprávnením užívateľa, čo znamená, že môžu byť sprístupnené len niekoľkým vybraným. Na nastavenie povolení pre priečinky, používateľov a skupiny jednoducho použite webového administrátora GUI.

Ako ľahké je vlastne sledovať dokumenty v systéme správy dokumentov?

Neuveriteľne ľahké! Štandardizáciou zachytávania dokumentov sa zjednoduší správa dokumentov. Nemusíte sa obávať straty alebo nesprávneho umiestnenia dokumentu. Dokumenty sa automaticky indexujú, takže akékoľvek relevantné vyhľadávanie okamžite vytiahne požadovaný dokument.

Kontrola verzií zabraňuje úpravám alebo prepisovaniu dokumentu bez povolenia. Ak sa používateľovi udelí povolenie, systém automaticky zaznamená zmeny, čím sa objasní, čo sa zmenilo a kedy.

Vstavané nástroje pracovného toku uľahčujú smerovanie dokumentov a udržiavajú prehľad o tom, kde sa práve nachádzajú. Ak existuje problémové miesto, budete o tom vedieť.

Digitálne doručovanie dokumentov nie je dôležité. Dokumenty už posielame e-mailom. Prečo používať elektronický systém správy dokumentov?

Zrýchlenie procesov! Elektronický systém správy dokumentov môže automatizovať procesy doručovania dokumentov, ako sú mesačné alebo štvrťročné správy. Namiesto manuálneho odoslania prehľadu v každom prípade môžete nastaviť pravidlá, ktoré automaticky uvedú prehľad vždy potrebným príjemcom – bez toho, aby vás o to požiadali.

Navyše, keď doručíte správu prostredníctvom systému správy dokumentov, automaticky zachytí kópiu na účely archivácie.

zdroj: helpsystems.com