Prečo mať implementačný plán správy dokumentov

Správa dokumentov je zastrešujúci pojem, ktorý pokrýva širokú škálu potrieb. Ak chcete zúžiť zameranie vašej implementácie, je dôležité uskutočniť predbežné rozhovory o potrebách vašej organizácie.

Napokon, budete mať najväčší úspech, ak vopred vytvoríte plán implementácie správy dokumentov.

Implementácie bez riadneho plánovania nie sú úspešné. A nikto nechce podstúpiť implementáciu správy dokumentov dvakrát. Takže to urobte správne hneď na prvýkrát.

Spoločné potreby

Pre správu dokumentov vo vašej organizácii je potrebných niekoľko vecí. Pri zvažovaní svojich potrieb zvážte nasledujúce.

Životný cyklus správy dokumentov:

• Zachytiť
• Spravovať
• Distribuovať

V životnom cykle sú ďalšie faktory. Možno budete mať veľa papierových dokumentov, ktoré chcete digitálne zachytiť a spravovať. Alebo možno budete chcieť zachytiť súbory IBM i v rovnakom úložisku ako vaše súbory Windows. Alebo možno budete musieť vytvoriť nejaké webové formuláre, ktoré je možné vyplniť na zachytenie údajov. Možno však budete musieť tieto údaje zobrať a zmeniť ich na faktúru. Aj keď ste na tom, možno budete musieť túto faktúru doručiť kamkoľvek, kdekoľvek a digitálne. Alebo by ste dokonca potrebovali len spôsob, ako zachytiť podpisy elektronicky.

Výsledkom je, že vaša implementácia správy dokumentov nemusí byť presne ako implementácia správy dokumentov inej spoločnosti. A to je v poriadku.

Predajca softvéru by mal byť schopný hovoriť s vami o vašich potrebách a pomôcť vám zistiť, ktoré komponenty správy dokumentov sú pre vás najvhodnejšie.

Čo plánovať

Skôr ako začnete s implementáciou, mali by ste naplánovať tri kroky:

1. Diskutovanie o svojich procesoch a cieľoch s predajcom
2. Určenie, ktoré komponenty správy dokumentov sú pre vás najvhodnejšie
3. Stanovenie časovej osi s dodávateľom

Krok 1: Plánujte diskusiu o svojich procesoch a cieľoch so svojím dodávateľom. Hneď na začiatok by ste mali byť pripravení odpovedať na dve zásadné otázky.

> Ako v súčasnosti spracovávate dokumenty a formuláre?

> Ako chcete, aby tento proces vyzeral v budúcnosti?

Krok 2: Keď budete môcť na tieto otázky odpovedať, môžete prejsť k určeniu, ktoré komponenty správy dokumentov sú pre vašu organizáciu najvhodnejšie.

Krok 3: Po prediskutovaní svojich potrieb a súčastí správy dokumentov môže váš dodávateľ vyvinúť a dodať presnú časovú os. Na základe vašich potrieb môže byť vaša implementácia na kľúč: inštalácia softvéru a uvedenie do prevádzky. Alebo si to môže vyžadovať viac plánovania – napríklad, ak potrebujete integrovať viac systémov alebo vytvoriť proces pracovných postupov.

Nájdite si čas na začiatku plánovania implementácie správy dokumentov, čo vám v dlhodobom horizonte ušetrí čas vašej organizácie, pretože si budete istí, že toto riešenie prinesie všetko, čo potrebujete.

Úspech implementácie správy dokumentov v konečnom dôsledku nespočíva v samotnom softvéri: má odborné znalosti. Ak váš dodávateľ nie je odborníkom na pochopenie vašich procesov, nemôžete si byť istí, že softvér je pre vašu organizáciu najvhodnejší.

zdroj: helpsystems.com