Prečo je dôležitá digitálna transformácia?

Digitálna transformácia je budúcnosť. Neexistuje žiadny spôsob, ako to obísť. Vaša organizácia sa bude digitalizovať stále viac a viac, najmä ak sa presuniete do cloudu.

Prečo?

Digitálna transformácia môže radikálne zmeniť vaše podnikanie. Môže to viesť k rastu podnikania. A môže to zvýšiť efektívnosť medzi vašimi zamestnancami.

Nie je to však niečo, čo sa dá urobiť počas noci. Digitálna transformácia si vyžaduje čas, aby sme to urobili dobre.

Odporúča sa pred digitálnou transformáciou zvážiť štyri veci:

1. Čo pre vás znamená digitálne
2. Aká naliehavá je digitálna transformácia
3. Aký je správny plán
4. Ako nastavíte svoje prostredie

Tieto odporúčania sa vzťahujú aj na transformáciu dokumentov vašej organizácie.  Povieme si ako.

Čo znamená digitálna transformácia pre vaše dokumenty

Najväčším faktorom digitálnej transformácie dokumentov je možnosť prístupu k dokumentom kdekoľvek. Keď organizácie rastú a pridávajú miesta (a zamestnancov) po celom svete, potrebujete spôsob, ako sa dokážu spojiť a pracovať na dokumentoch.

A to neznamená iba skenovanie papierových dokumentov ako digitálnych dokumentov. Znamená to mať plán na ukladanie dokumentov a ich sprístupňovanie každému, kto ich potrebuje.

Zdieľané jednotky sa môžu zdať ako rýchle a ľahké miesto na vhadzovanie vašich digitálnych dokumentov. Tieto však nie sú udržiavané. Z nich sa stane digitálny cintorín – a nikto nič nedokáže nájsť. Navyše, prístup môže byť problémom pre zamestnancov na vzdialených miestach.

Digitálna transformácia znamená posunutie vašich dokumentov na ďalšiu úroveň.

Ak to chcete urobiť správnym spôsobom, potrebujete sofistikovanejší systém na ukladanie dokumentov – taký, ktorý sa dá škálovať na rôznych miestach a poskytuje vám prístup k dokumentom kdekoľvek a kedykoľvek.

Potom je čas zvážiť faktor automatizácie. Vaša digitálna transformácia bude vyžadovať viac ako len digitalizáciu papierových dokumentov. Musíte tiež vytvoriť plán pre svoje elektronické dokumenty.

Sú šance, že väčšina dokumentov, ktoré dnes dostávate, je elektronická. Projekt digitálnej transformácie môžete použiť na pridanie automatizácie na snímanie dokumentov – nemusíte o tom ani premýšľať.

Nakoniec, digitálna transformácia znamená premýšľať o spôsoboch, ako z vašich procesov urobiť manuálne kroky. Automatizácia zberu údajov môže byť dobrým spôsobom, ako odhaliť ďalšie úspory času zamestnancov.

Aká naliehavá je transformácia digitálnych dokumentov?

Nepochybne by digitálna transformácia mohla mať pre vaše dokumenty obrovský význam. Aké naliehavé je však, aby prešli digitálnou transformáciou?

To záleží na vašej spoločnosti. Existuje mandát na digitálnu transformáciu? Kde ste dnes?

Spoločnosti sa zvyčajne nachádzajú v jednej z troch fáz digitálnej transformácie:

• Skúsení profesionáli
• Stačí ponoriť prsty do vody
• Ešte nezačala

Naliehavosť transformácie vašich dokumentov bude závisieť od toho, kde ste pri digitálnej transformácii všeobecne. Ak ste digitálnu transformáciu začlenili do iných oblastí vašej spoločnosti, ďalším krokom môže byť transformácia dokumentov.

Na druhú stranu, ak ste nezačali s digitálnou transformáciou, vaše dokumenty môžu byť dobrým vstupným projektom.

Aký je správny plán?

Keď viete, aká naliehavá je digitálna transformácia, môžete začať pracovať na pláne.

Digitálna transformácia, rovnako ako implementácia softvéru, vyžaduje správnych ľudí, procesy a nástroje.

Keď pracujete na svojom pláne, uistite sa, že máte vo svojej organizácii zapojených správnych ľudí. A nebojte sa ich použiť, aby ste na palubu priviedli ďalších.

Potom môžete pracovať na logistike digitálnej transformácie. Posúďte svoje dokumenty dnes – sú papierové, digitálne alebo oboje? Analyzujte svoje procesy – sú manuálne alebo automatizované? Akonáhle poznáte svoj aktuálny stav, môžete určiť priority a naplánovať svoj budúci stav digitálnej transformácie.

Ako nastaviť vaše prostredie

Cloud je nevyhnutnou súčasťou každej digitálnej transformácie. Stále viac prostredí sa stáva zmiešaným s cloudovým, miestnym a mimo priestorovým softvérom.

Pri plánovaní digitálnej transformácie pre dokumenty zvážte, kde má najväčší význam uchovávať ich. Prechádza vaše prostredie do cloudu? Potom by digitálna transformácia mohla byť ideálnym obdobím na vloženie vašich dokumentov. Ak ponechávate väčšinu vecí v priestoroch, mala by to zohľadniť aj vaša digitálna transformácia.

zdroj: helpsystems.com