8 tipov, ako naplno využiť svoj elektronický systém správy dokumentov

Keď implementujete najvýkonnejší systém správy dokumentov (DMS), vy a vaši zamestnanci musíte vylepšiť svoje použitie, aby ste čo najlepšie využili svoju novú softvérovú platformu.

1)Priradiť kľúčovú osobu

Vždy, keď predstavíte novú softvérovú platformu, zjednodušte zamestnancom získavanie odpovedí na ich otázky. Identifikujte aspoň jednu osobu vo vašej organizácii ako odborníka na svoj nový systém správy dokumentov (DMS). Poskytnite svojim odborníkom hĺbkové školenie, ktoré väčšina renomovaných predajcov softvéru často poskytuje prostredníctvom webových seminárov alebo online výukových programov. Váš kľúčový človek by mal mať tiež silné skúsenosti s najlepšími postupmi pre správu dokumentov, ako aj so silným časovým manažmentom a sociálnymi zručnosťami.

2)Vytvorte priestory

Vytvárajte organizované priestory v rámci vášho elektronického systému správy dokumentov (DMS), aby pracovníci priamo pracovali iba s informáciami, ktoré potrebujú pre danú úlohu alebo projekt.

3)Vyvarujte sa možnosti „Upload Happy“

Rozlišujte, ktoré dokumenty sa rozhodnete odovzdať, aby ste sa vyhli neporiadku a rozptýleniu na svojej platforme.

4)Sledujte duplikáty

Vymažte irelevantné verzie a duplikáty, aby ste zabránili zmätku. Vymenujte člena tímu, ktorý to bude pravidelne sledovať.

5)Urobte z neho úsilie komunity

Povzbudite svoj tím, aby prevzal vlastníctvo vášho systému a použil ho ako ústredné miesto pre čo najväčší počet rôznych obchodných procesov.

6)Poskytnite primerané školenie

Vyškoľte svojich zamestnancov o základoch svojej novej platformy pomocou výukových programov a materiálov poskytnutých dodávateľom softvéru. Pri vývoji výkonných používateľov vytvorte rýchle referenčné príručky s tipmi a trikmi.

7)Označte všetko

Hľadanie správneho dokumentu by sa nemalo stať poľovným lovom. Označte svoje dokumenty pomocou zoznamu bežných značiek vyvinutých vaším tímom, aby sa váš systém označovania stal druhou prirodzenosťou.

8)Pochopte životný cyklus vašich dokumentov

Niektoré dokumenty slúžia ako referenčné materiály, ktoré si vyžadujú iba pravidelné aktualizácie. Ďalšie súbory sú užitočnejšie. Uprednostnite svoje dokumenty a archivujte alebo vymažte súbory, ktoré už nie sú relevantné.

zdroj: axerosolutions.com

Pridať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *