Základné funkcie Systému pre správu dokumentov (DMS)

Systém správy dokumentov (DMS):

  • systém, ktorý sa používa na riadenie životného cyklu dokumentov v každej fáze
  • spracováva dokumenty elektronicky, z dokumentu je stále v pracovnej verzii, recenzovaný, publikovaný, uložený a prípadne vymazaný / zničený
  • súčasť systému Enterprise Content Management System (ECM).

Niektoré koncepcie / funkcie DMS:

  • Metadáta sú informácie, ktoré vlastní každý dokument. Napr., ak máme typ dokladu „Príjem“, potom metadáta potvrdení sú: suma, dátum platby, príjemca
  • Workflow: Spolupráca v DMS uľahčená prostredníctvom workflow. Môže byť formou pridelenia alebo schválenia. Pracovný postup priraďovania: zamestnávateľ vyžaduje, aby správu revidoval. Príklad schválenia: žiadosti zamestnancov nechávajú byť schválené nadriadenými
  • Verzovanie: možnosť sledovať každú aktualizáciu dokumentu. DMS ukladá históriu každej verzie dokumentu
  • Zabezpečenie: bezpečnostná funkcia je povinnou súčasťou DMS. Používatelia musia mať možnosť obmedziť prístupové práva ostatných používateľov k dokumentom
  • Zachytávanie: Obrázky a texty možno zachytávať z papierových dokumentov pomocou skenerov alebo multifunkčných zariadení. Software pre optické rozpoznávanie znakov (OCR) často využíva rôzny hardware na to, aby bolo možné prevádzať digitálne obrázky, texty do strojovo čitateľného textu
  • Vyhľadávanie: Ak spoločnosť už má tisíce dokumentov, táto funkcia značne uľahčí vyhľadávanie používateľov, aby získali potrebné dokumenty.
  • Úložisko: Archív dokumentov často zahŕňa spravovanie rovnakých dokumentov. Informácie, kde sú uskladnené, na ako dlho, presuny dokumentov z jedného pamäťového média na iný (Hierarchy Storage Management) a prípadné zničenie resp.odstránenie dokumentov.

zdroj: softbless.com

Pridať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *