1)POŠKODENIE SÚBORU SPÔSOBENÉ TECHNICKÝMI PROBLÉMAMI

Predstavte si nasledujúci scenár: Váš predajný manažér strávil deň a noc nad prezentáciou pre nového klienta. Odišiel z kancelárie spokojný. Nasledujúci deň sa vracia a vidí, že dokument zmizol alebo ešte horšie; prezentáciu nie je možné spustiť. Medzi možné dôvody tejto nehody patrí vírusový útok alebo závažné zlyhanie systému. V každom prípade je stretnutie za pol hodiny a súbor nie je možné opraviť.y. Znie to strašidelne, však? Našťastie existuje riešenie, ktoré môže zabrániť tejto katastrofe.

2)SKLADANIE PAPIEROV AKO MOUNT EVEREST

Papierovanie je nepríjemnou záležitosťou pre všetky spoločnosti bez výnimky. Dokumenty, ktoré sa denne vyrábajú, podpisujú a vymieňajú medzi oddeleniami, by sa mali uchovávať na bezpečnom mieste. V praxi sú rozmiestnené po stole, v kanceláriách vášho asistenta alebo iných zamestnancov. Vývoj systému správy dokumentov (DMS) znižuje potrebu zakladania dokumentov do kartoték, v ktorých sekretárky trávia celý život hľadaním dávno zabudnutých účtovných správ. Len si predstavte, aké úžasné by bolo riešenie papierovania pomocou notebooku alebo smartfónu. Pre mnohých podnikateľov je to stále sen, ale nie pre vás.

3)TÍMOVÁ SPOLUPRÁCA NIE JE DOKONALÁ

Spolupráca na projektových prácach, ako napríklad aktualizácia knihy značiek, môže členov tímu lepšie zjednotiť ako akákoľvek iná činnosť v oblasti budovania tímu. To však predpokladá organizovaný pracovný tok dokumentov pre zapojených používateľov. Neschopnosť zistiť, kto editoval súbor a aké zmeny boli urobené, aby sa zistila konečná verzia, bráni dodržaniu konečných termínov, čo negatívne ovplyvňuje mikroklímu tímu.

Tam sa stanú užitočné služby správy dokumentov. Nenechávajú žiadny priestor pre chyby tým, že ukazujú najnovšiu verziu. Okrem toho okamžitá integrácia s takýmito systémami na ukladanie súborov, ako sú SharePoint, Dropbox alebo Dokumenty Google, ktoré sú súčasťou mnohých systémov na správu dokumentov, umožňujú používateľom pracovať so súbormi súčasne bez ohľadu na ich umiestnenie.

4)KEĎ JE PRIMÁRNYM ZÁUJMOM BEZPEČNOSŤ ÚDAJOV

Keďže údaje sú najcennejším majetkom takmer pre všetky podniky, môžu byť v mnohých prípadoch ohrozené. Prírodné katastrofy, digitálne hrozby, ako je únik údajov, špehovanie, ľudské chyby pri zdieľaní dokumentov, sú len niekoľkými príkladmi faktorov, ktoré môžu vaše dokumenty drasticky poškodiť. Správne prispôsobenie systému správy dokumentov (DMS) vašim obchodným potrebám môže eliminovať tieto riziká prostredníctvom:

• šifrovania údajov počas prepravy;
• automatického zálohovania
• obnovenia po havárii;
• šifrovaného úložiska;
• kontroly prístupu na základe rolí;
• kontroly auditu atď.

Dôsledne navrhnutá bezpečnostná stratégia, ktorá by sa mala integrovať do vývoja riešenia pre správu dokumentov, vám pomôže prekonať problém nedostatočnej bezpečnosti.

5)TÚŽBA ZACHRÁNIŤ PLANÉTU

Vedomé spoločnosti cítia svoju zodpovednosť za životné prostredie. Dodržiavajú bezpapierové princípy preukazujúce svoj úmysel byť ekologickejší. Prečo ich nebudete nasledovať? So službami správy dokumentov máte možnosť znížiť spotrebu papiera vo vašej oblasti. Predstavte si, koľko stromov môžete ušetriť počas celého roka. Okrem toho môžete šetriť energiu aj vtedy, ak používate tlačiarne a kópie menej frekventovane.

zdroj: aimprosoft.com