Tri potenciálne bezpečnostné hrozby pre papierové procesy

Dokumentom, súborom a správam sa môže stať veľa vecí. Pri správe digitálnych dokumentov nemusíte mať obavy:

1)Ľudská chyba

Priznajme si to: ľudia nie sú dokonalí. Stratíme veci. Zabúdame na veci. Predovšetkým však veci zakladáme na nesprávne miesta.

Koľkokrát ste niečo nesprávne založili, a neskôr strávili hodiny hľadaním? Prípadne ste zabudli na súbor alebo dokument a spôsobilo to prekážku vo vašom obchodnom procese? Papierové dokumenty sú veľmi citlivé na ľudské chyby a keď sa tieto chyby vyskytnú, nie je ľahké zistiť, že boli nesprávne umiestnené alebo kde sa teraz nachádzajú.

Problémy s podnikovými procesmi niekedy môžu byť spôsobené aj tým, že ľudia jednoducho nevedia, kto musí dokument vidieť vo vašom schvaľovacom procese. Software na správu digitálnych dokumentov umožňuje pomocou sledovania a kontroly verzií zistiť, kde je dokument vo vašom obchodnom procese, kto aké kroky už podnikol a aké kroky je ešte potrebné podniknúť. Dokumenty je možné efektívne indexovať, takže ich neskoršie nájdenie je hračkou.

Nielenže zakladáme dokumenty na nesprávne miesta, ale niekedy si nesprávne vykladáme pokyny. Keď niekomu dáte formulár na vyplnenie, údaje nezadá vždy správne. Možno nezadá svoju adresu v správnom formáte alebo neposkytne informácie, ktoré hľadáte. Softvér pre digitálne formuláre využíva vynútiteľnú obchodnú logiku a validáciu polí, aby sa zaistilo, že údaje sú prvýkrát zadané správne. Pri automatizovanom zbere údajov nemusíte opakovať informácie, čo znižuje ľudské chyby.

2)Prírodné príčiny

Nemusí to byť prvá vec, ktorá vám príde na myseľ, ale papierové dokumenty sú náchylné na poškodenie vodou, ohňom alebo inými prírodnými príčinami. Podpisy podpísané atramentom môžu časom vyblednúť alebo ak sa navlhčia, budú nečitateľné. Keby sa vo vašej kancelárii stalo niečo škodlivé ako oheň a všetky vaše papierové dokumenty boli zničené, aký by bol váš opravný prostriedok?

Zachytenie digitálnych podpisov umožňuje zlúčiť a použiť podpisy na vaše digitálne dokumenty a zabezpečiť, aby boli chránené pred poškodením. Okrem toho môžete pomocou komplexného riešenia pre správu digitálnych dokumentov nahradiť tieto ťažkopádne, zle zabezpečené kartotéky bezpečným digitálnym archívom, v ktorom môžete ukladať, vyhľadávať a spravovať všetky svoje dokumenty na jednom mieste.

3)Porušenie údajov

Ak citlivé obchodné informácie sú uložené v kartotéke, je možné k nim ľahko získať prístup a odcudziť ich. Zákonné zmluvy, personálne spisy alebo finančné správy sú len niekoľkými príkladmi dokumentov, ktoré obsahujú veľmi citlivé informácie. Ak by niekto chcel tieto informácie ukradnúť, pravdepodobne by ste nedokázali zistiť, kto to urobil.

Pri riešení na správu digitálnych dokumentov k informáciám nikdy nepristupuje, nestratí ich ani neprepíše niekto, kto nemá príslušné oprávnenie. Na úrovni oddelení, podskupín alebo dokonca typov dokumentov môžete určiť, kto má prístup k informáciám. Možnosti ovládania verzie a sledovania dávajú jasný obraz o každej akcii vykonanej v dokumente.

Zabezpečenie dokumentov v akcii

Zabezpečenie dokumentov je dôležité pre každú organizáciu, ktorá spracúva kritické obchodné informácie v periodickom období. V každej spoločnosti budú dôverné informácie, ponuky, personálne súbory a správy, ktoré sú určené iba pre konkrétne oči. Tu je niekoľko sektorov, v ktorých je bezpečnosť dokumentov čoraz dôležitejšia:

HR

V oblasti HR musia byť informácie o zamestnancoch vždy súkromné a osobné. Personálne súbory, finančné informácie, zdravotné informácie a ďalšie sú náchylné na krádež alebo stratu, keď sú uložené v kartotéke. Informácie o zamestnancoch sú vždy s riešením HR správy dokumentov v bezpečí, a to vďaka pokročilým funkciám riadenia verzií a zabezpečenia, ktoré zaznamenávajú všetku aktivitu dokumentov a bránia prepísaniu alebo vymazaniu dokumentov. Prístup k dokumentom je zablokovaný a obmedzený iba na oprávnených používateľov.

Zdravotná starostlivosť

Zdravotníctvo je ďalšou oblasťou, v ktorej je ochrana osobných údajov kritická. Dôvernosť údajov medzi pacientom a lekárom je závažnou právnou záležitosťou. So správnym riešením si môžete byť istí, že nikto nemá prístup k dôležitým údajom, ich úprave alebo prepísaniu bez riadneho povolenia. Nastavte bezpečnostné prvky, ktoré umožňujú prístup iba tým osobám, ktoré tieto informácie potrebujú.