Prípadová štúdia

POTREBA: Uľahčiť každodennú prácu so zmluvami a dokumentmi

Práce na univerzite, z povahy veci, vyžadujú denne riešiť veľa papierovania ohľadom zmlúv a dokumentov, či už ide o študijné, právne alebo technicko-prevádzkové oddelenie. Ak používa staršie DMS (Document Management System) s konzervatívnym a málo intuitívnym užívateľským prostredím, správa archívu, dohľadanie správnych technických dokumentov alebo vkladanie metadát do zmlúv často vyžaduje neúmerne veľa práce, času a úsilia.

Univerzita okrem toho potrebovala aj vyhovieť legislatíve, ktorá vyžaduje so študentmi a uchádzačmi komunikovať elektronicky.

RIEŠENIE: DMS Edokument je systém, ktorý pracuje pre vás

Pôvodný DMS Univerzity Tomáša Baťu sme vymenili za naše vlastné, pokročilé riešenia: DMS Edokument. Ten všetkým zúčastneným znateľne skrátil čas venovaný digitalizácií, vkladanie metadát, vyhľadávaniu zmlúv a technických dokumentov.

Všetky súvisiace procesy sa výrazne zefektívnili, urýchlili a zabezpečila väčšia transparentnosť. A to platí aj pre správu a archív dokumentov Technicko-prevádzkového oddelenia, ktoré ešte donedávna pracovalo s neprehľadným množstvom najrôznejších technických dokumentov k budovám univerzity a ich prevádzky.

Moderná technológia DMS Edokument navyše umožnila rýchly vývoj a nasadenie platformy prepojené so študijným systémom Univerzity, ktorá spĺňa legislatívnu požiadavku elektronickej komunikácie s uchádzačmi a študentmi.

Pozrime sa, ako náš DMS Edokument pomohol univerzite z pohľadu rôznych oddelení.

Hlavné prínosy nášho riešenia z pohľadu univerzity ako celku…

• Efektívna, rýchla a automatizovaná správa zmlúv, prehľadný archív
• Urýchlenie a sprehľadnenie práce s najrôznejšími typmi dokumentov Technicko-prevádzkového oddelenia
• Vďaka prepojeniu so študijným systémom je vyriešená elektronická komunikácia s uchádzačmi a študentmi
• Prehľadné a intuitívne užívateľské prostredie
• Nulové náklady na prevádzku DMS vrátane licenčného modelu

… z pohľadu právneho oddelenia…

• Rýchla a efektívna práca s doplňovaním metadát nových zmlúv a s vyhľadávaním v archíve
• Automatizované priraďovanie osoby zodpovednej za plnenie zmluvy zo zložitej organizačnej štruktúry

… z pohľadu technicko-prevádzkového oddelenia…

• Sprehľadnenie archívu dokumentov (oproti pôvodnej adresárovej štruktúre na zdieľanom disku)
• Zefektívnenie práce pri vyhľadávaní všetkých typov dokumentov súvisiacich s konkrétnym technickým prípadom

… z pohľadu študijného oddelenia…

• Zrýchlenie práce pri vystavovaní najrôznejších dokumentov pre uchádzačov a študentov
• Zjednotenie procesu komunikácie s uchádzačmi a študentmi v rámci rôznych fakúlt
• Zjednodušenie procesu zastupovania pracovníkov konkrétnych študijných oddelený

… z pohľadu ekonomického oddelenia

• Minimalizácia nákladov na prevádzku a maintenance DMS
• Vysoká miera customizácie riešenia

Naša cesta k riešeniu

Proces implementácie DMS Edokument sme rozdelili na tri fázy.

Fáza 1: Bolo implementované vlastné jadro DMS vrátane užívateľského prostredia – portálu Liferay, konkrétne sa jednalo o:

• Implementáciu základnej platformy DMS
• Vývoj a implementáciu portálového riešenia
• Implementáciu skenovacieho pracoviska a jeho prepojenie s DMS
• Tvorbu archívu zmlúv, migráciu existujúcich dát a binárnych obrazov zmlúv

Fáza 2: Išlo o implementáciu modulu pre správu a archiváciu dokumentov Technicko-prevádzkového oddelenia:

• Vývoj back-end modulu TPO
• Vývoj a implementácia doplnku portálového riešenia: portlety pre pracovníkov TPO
• Migrácia existujúcich dát

Fáza 3: Zaoberala sa vývojom a implementáciou prepojenia DMS so študijným systémom pomocou webových služieb. To zahŕňalo:

• vývoj backendu
• Vývoj a implementácia doplnku portálového riešenia: portlety pre študijné oddelenie jednotlivých fakúlt
• Vývoj a implementácia webových služieb

Záver

Prechod na DMS Edokument z dielne TRASK a customizácia jednotlivých modulov na mieru rôznym oddeleniam Univerzity Tomáša Baťu v Zlíne pomohla dramaticky zefektívniť mnoho každodenných činností veľkého počtu pracovníkov Univerzity, od študijných cez právne až po techicko-prevádzkové oddelenie.

Naše riešenie prehľadne utriedilo archív zmlúv a ich digitalizáciou šetrí pracovníkom Univerzity veľa času pri vyhľadávaní.

Zároveň pomohlo Technicko-prevádzkovému oddeleniu systematizovať prácu s technickými dokumentmi k budovám Univerzity a ich prevádzky, v ktorých sa ešte nedávno dalo orientovať len ťažko.

Okrem toho náš DMS Edokument univerzite pomohol splniť legislatívnu požiadavku nového Vysokoškolského zákona: komunikovať s uchádzačmi a študentmi elektronicky.