Systémy na správu dokumentov (DMS) sú softvér, ktorý podnikom pomáha pri správe, ukladaní a sledovaní digitálnych súborov, ako sú dokumenty a obrázky. Tieto súbory môžu pochádzať z informácií na papieri, ako sú naskenované dokumenty alebo údaje z iného softvéru, ako sú napríklad tabuľky online. Ideálne DMS môže pomôcť spoločnosti priniesť niekoľko výhod.

Pokračujte v čítaní a spoznajte štyri veci, ktoré by ste mali pri hľadaní najlepšieho DMS zohľadniť.

Efektívne a flexibilné bezpečnostné funkcie

Jedným aspektom systému správy dokumentov je udržiavanie vašich súborov v bezpečí. Hackeri sa môžu dostať do podnikových dátových serverov a ukradnúť cenné informácie. Mnoho organizácií uprednostňuje základné informácie pred peniazmi. Dôvodom je skutočnosť, že si vedúci spoločnosti myslia, že dokážu peniaze rýchlejšie nahradiť, než nahrádzať kritické údaje.

Vyhľadajte DMS ponúkajúce prísne bezpečnostné funkcie. Softvér by vám mal umožniť určiť používateľov, ktorí môžu prezerať, čítať, písať, upravovať a mazať súbory a informácie. Zvážte aj použitie systému, ktorý poskytuje používateľom dvojfázové overovacie opatrenie. Ak sa teda hacker rozhodne zacieliť na vašu spoločnosť, musí kybernetický útočník prejsť dvoma bezpečnými „stenami“, aby mohol úspešne dosiahnuť vaše údaje.

Tiež hľadajte možnosti archivácie v DMS. Tieto funkcie umožňujú administratívnym používateľom vidieť najnovšie a minulé akcie v rámci programu.

Poznať definíciu úspechu vašej firmy

Rôzni vlastníci firiem majú svoje definície úspechu. Môžete veriť, že úspech pochádza z dosiahnutia minimálneho počtu zákazníkov za deň. Iný jednotlivec by si mohol myslieť, že úspech jeho organizácie znamená, že jeho spoločnosť dosiahne finančnú pamiatku.

Pochopenie potrieb vašej firmy vám umožňuje uprednostniť funkcie, ktoré potrebujete v DMS. Uveďte základné aspekty činnosti vašej firmy, ktoré vás môžu priviesť k požadovanému úspechu.

Identifikujte príležitosti, obmedzenia a hrozby. Tieto prvky pomáhajú definovať softvér na manipuláciu s dokumentmi, ktorý potrebujete. Pýtajte sa tiež na kritické otázky, ako napríklad:

• Kto bude používať tento systém?
• Kto sú správcovia programu?
• Aké typy súborov budú títo ľudia spravovať?
• Ako zachytíte dokumenty?
• Ako môžu používatelia vyhľadávať dokumenty v aplikácii?

Ďalej zvážte oddelenia, ktoré budú softvér používať. Skontrolujte, či konkrétne časti spoločnosti, napríklad projektový manažment, potrebujú prístup do systému.

Nezabudnite zdokumentovať tieto myšlienky. Premýšľanie o týchto základných prvkoch bez riadnej dokumentácie by mohlo viesť k zavádzajúcim činnostiam.

Jednoduché užívateľské rozhranie

Musíte čeliť skutočnosti, že nie každý v podnikaní môže byť technicky zdatný. Konkrétni používatelia počítačov môžu vedieť, ako robiť základné príkazy z populárneho softvéru. Zavedenie nových aplikácií s komplikovanými návrhmi si preto môže vyžadovať ďalšie školenie. Akákoľvek ďalšia príprava potrebná na používanie DMS môže vyžadovať ďalšie výdavky. Konkrétne organizácie, ako napríklad startupy, nemusia mať luxus, aby mohli minúť ďalšie zdroje na cvičenia zamerané na softvér.

Namiesto toho sa rozhodnite pre systém DMS, ktorý používateľom poskytuje čisté a priame používateľské rozhranie od začiatku, aby všetci zamestnanci mohli program rýchlo navigovať. Všimnite si, že výkonná platforma na ukladanie dokumentov môže byť stále alternatívou. Spútané rozhranie však môže iba frustrovať zamestnancov.

Aj DMS s jednoduchými návrhmi si môže vyžadovať minimálne školenie. Príprava na použitie programu teda môže trvať iba niekoľko minút až hodinu.

Integrácia systému

Predstavte si DMS ako jeden kúsok skladačky: bez tejto časti môže vaša firma stratiť integrálnu súčasť, aby firma mohla pracovať na špičkový výkon. Odstráňte správne systémy na manipuláciu s dokumentmi a môže sa stať, že sa vaše operácie rozpadnú do chaosu, keď sa zamestnanci snažia vyhľadávať súbory.

Našťastie použitie spoľahlivého DMS umožňuje softvér ľahko integrovať do rôznych existujúcich obchodných systémov. Niekoľko príkladov integrácie DMS môže zahŕňať:

• Pridávanie príležitostí z elektronických návrhov do existujúcich systémov riadenia vzťahov so zákazníkmi (CRM).
• Kontrola správ s cieľom zlepšiť kvalitu riadenia
• Zvyšovanie produktivity pomocou softvéru Enterprise Resource Planning (ERP)

Majitelia firiem, ktorí sa obávajú hľadať nové riešenia v prospech rôznych oddelení a zamestnancov, obmedzujú potenciál svojej organizácie na dosiahnutie úspechu. Krajina obchodného modelu sa môže v priebehu času meniť. Prispôsobenie sa týmto zmenám pridaním správneho softvéru môže vydláždiť cestu pre lepšiu správu dokumentov.

Spodná čiara

Pri nákupe najlepšieho DMS pre svoju firmu postupujte podľa vyššie uvedených pokynov. Zamyslite sa tiež nad základnými faktormi, ako sú súlad s vládnymi a priemyselnými pokynmi, kapacita vnútornej pamäte a funkcie zálohovania systému. Nakoniec zamerajte sa na DMS, ktorý ponúka nepretržitú zákaznícku a technickú podporu; možno neviete, kedy sa systém môže pokaziť. Keď dôjde k tejto udalosti, budete vedieť, že sú vám vždy k dispozícii odborníci.

zdroj: europeanbusinessreview.com