6 tipov na implementáciu nového systému správy dokumentov.
Bez ohľadu na scenár, prechod na novú metódu zvládania každodenných obchodných činností môže byť pre niektoré spoločnosti zložitý. Implementácia systému správy dokumentov (DMS) je našťastie zvyčajne jednoduchý proces, ktorý nevedie k veľkým problémom. Pritom sa dajú urobiť aj veci, ktoré zefektívnia prácu vašich zamestnancov.
Pri príprave na implementáciu systému správy dokumentov (DMS) majte na pamäti nasledujúce tipy:
1)Objasnite dôležitosť uskutočnenia prechodu.
Keď sa rozhodnete prejsť na systém správy dokumentov (DMS), vždy existuje šanca, že niektorí zamestnanci spochybnia dôvody, prečo tak robíte. Ak je niekto nastavený na zaužívaný systém, bude ho možno potrebné presvedčiť, aby vyskúšal niečo nové. Poskytnúť zamestnancom základné informácie o výhodách zavedenia systému správy dokumentov (DMS) je vynikajúci spôsob, ako začať s procesom a rozptýliť všetku zvedavosť alebo obavy, ktoré môžu v súvislosti s prechodom na tento produkt nastať. Nezabudnite v maximálnej miere zodpovedať otázky svojich zamestnancov, pretože čím skôr môžete vyriešiť prípadné problémy, tým lepšie.
2)Naplánujte školenie pre zaučenie svojich koncových používateľov.
Aj keď je softvér na správu dokumentov (DMS) mimoriadne ľahko použiteľný, je dôležité, aby vaši zamestnanci boli dobre oboznámení s tým, ako ho čo najlepšie využiť. Každý systém správy dokumentov (DMS) obsahuje určité množstvo tipov a trikov a ich odkomunikovanie so zamestnancami zabezpečí, aby úroveň produktivity bola čo najvyššia. Tréning nemusí trvať dlho a dokonca ho v prípade potreby môžete vykonať aj virtuálne. Nezabudnite naplánovať svoje školenie ešte predtým, ako sa systém skutočne uvedie do prevádzky, aby ste predišli prípadným chybám používateľov.
3)Naskenujte papierové dokumenty a spravte z nich digitálne.
Jednou z prvých úloh, ktoré by ste mali urobiť pri implementácii systému správy dokumentov (DMS), je podniknúť kroky na odklon od papiera. To znamená skenovanie dokumentov a nahrávanie ich digitálnych verzií do systému správy dokumentov (DMS). Aj keď to môže byť časovo náročný proces, stojí za to vynaložiť viac úsilia a získať tak slobodu spojenú s odklonom od papiera. Tento proces vám navyše dáva možnosť vybrať si, ktoré dokumenty budete držať a ktoré je možné odstrániť.
4)Prispôsobte si systém správy dokumentov.
Jednou z najlepších výhod používania systému správy dokumentov (DMS), je to, že sa dá úplne prispôsobiť. Na rozdiel od softvéru „one-size-fits-all“ je možné vzhľad, dojem a funkčnosť zmeniť na základe toho, ako ich vy a vaši zamestnanci plánujete používať. Akonáhle budete mať chvíľu na ďalšie prispôsobenie, môže byť skutočná povaha systému správy dokumentov (DMS) uvoľnená, aby čo najlepšie vyhovovala potrebám vašej organizácie.
5)Využite zákaznícku podporu vášho dodávateľa.
Bez ohľadu na to, ako dobre ste so svojimi zamestnancami dobre oboznámení s používaním softvéru na správu dokumentov, v prípade potreby je nevyhnutné spoľahnúť sa na zákaznícku podporu. Nie je zlé požiadať raz za čas o malú pomoc – vaša organizácia z toho bude mať úžitok.
6)Pravidelne kontrolujte svojich zamestnancov.
Mnohí generálni riaditelia a manažéri sa mylne domnievajú, že nebude dochádzať k budúcim problémom, nakoľko sa ich zamestnanci dobre dostali do procesu implementácie. Avšak po implementácii nového systému správy dokumentov (DMS) je vždy dobré preveriť si svojich zamestnancov. Zabezpečí sa tým, že nikto nebude zaostávať. Čím väčšia je organizácia, tým je väčšia pravdepodobnosť, že niektorí ľudia môžu mať problémy, a preto sú príležitostné check-iny veľmi dôležité.
zdroj: axerosolutions.com
Ako vyvinúť systém správy dokumentov na optimalizáciu obchodných procesov?
Fungovanie elektronického systému správy dokumentov
Nástrahy nedostatočnej správy dokumentov
O Autorovi
