Softvér pre kontrolu dokumentov umožňuje spolupracovať veľkému počtu obchodných partnerov / akcionárov z rôznych miest a pracovať dôverne. Zároveň poskytuje spoločný pracovný priestor, kde môžu riadiť obchodné procesy založené na dokumentoch. Poskytuje rýchlu tvorbu, archiváciu, monitorovanie a ľahký prístup ku všetkým dokumentom v rámci podniku. Systém je zárukou zodpovednosti a podnikovej pamäte s jeho pokročilými funkciami. Bez softvérových systémov na dokumenty nie je možné vykonávať zmysluplné audity, a preto nie je možné preukázať štúdie, ktoré nie sú v súlade s postupmi.

Správa dokumentov pre globálne operácie

Všetky druhy dokumentov, ako sú výkresy, zmluvy, správy, grafy, návrhy všetkých zainteresovaných strán v podniku, by sa mali spravovať rýchlo a efektívne. V zložitých projektoch by všetky tieto dokumenty mali byť aktuálne a dostupné v reálnom čase. Webový systém správy dokumentov podporovaný cloudom v tomto okamihu spĺňa potreby tohto komplexného prostredia.

Technické faktory ovplyvňujúce účinnosť a výkonnosť

Komunikácia a spolupráca všetkých zainteresovaných strán (CDE) poskytujúcich spoločnú webovú dátovú platformu

• Digitálne obchodné procesy a flexibilné pracovné postupy (BIM, .dwg atď.)
• Online prenos a zdieľanie súborov
• Rýchle, flexibilné, spoľahlivé mobilné a e-podpisové schválenia
• Riadenie projektov v reálnom čase (podpora BIM)
• Sledovanie revízií a verzií (integrácia QR kódu atď.)
• Pokročilý vyhľadávací nástroj (OCR, metadáta atď.)
• Praktické autorizačné mechanizmy
• Bezpečnosť údajov
• Reportovanie

Vyššie uvedené faktory sú nevyhnutnými vlastnosťami systému správy dokumentov. Bude skutočne ťažké používať softvér na kontrolu dokumentov, ktorý nespĺňa tieto potreby efektívne v celom podniku.

Webové platformy spolupráce prispievajú k zvýšeniu vašej produktivity pomocou štruktúry v reálnom čase a zároveň zvyšujú spoluprácu medzi všetkými zúčastnenými stranami. Poskytuje maximálny úžitok použitím minimálnych zdrojov.

Integrované pracovné postupy v rámci systémov správy dokumentov digitalizujú a urýchľujú procesy vo vašom podnikaní. Týmto spôsobom to zvyšuje vašu produktivitu. Vaše procesy môžu byť sledovateľné. Pomáha vašej podnikovej pamäti a know-how, zabraňuje súčasným a budúcim chybám.

Kontrolované zdieľanie dokumentov zo systému vytvára dôkazy pre akúkoľvek prácu vykonanú v rámci spoločnosti alebo mimo nej. Sleduje zdieľané súbory s podrobnosťami, ako napríklad, kto, s kým, kedy a prečo. Zabraňuje zlým úmyslom a zneužitiu zdieľania. Prispieva k predchádzaniu nedorozumeniam a konfliktom v rámci spoločnosti. Systémy na správu dokumentov pomáhajú správne analyzovať príčiny problémov.

Softvéry správy dokumentov obsahujú komplexné schvaľovacie procesy v rámci svojich funkcií. Okrem bezpečnejšej a kontrolovanej platnosti schválenia z rôznych kanálov musí systém fungovať integrovaný s platformami elektronického podpisu a mobilného podpisovania. Všetky tieto aplikácie by mali mať funkcie dostupné z mobilných zariadení.

Účinnosť systému správy dokumentov je možné dosiahnuť iba pomocou funkcií, ktoré podporujú všetky typy súborov. Z tohto dôvodu by mal systém podporovať všetky prípony súborov, ktoré používate vo svojej organizácii, vrátane súborov .dwg, .ifc a .IM. Pracovné postupy pokrývajú a podporujú všetky prípony a všetky typy súborov a mali by sa dať analyzovať a interpretovať v rámci autorizačných rolí. Efektívnym využívaním týchto funkcií je možné minimalizovať prevádzkové riziká, personál nestráca čas papierovaním a schvaľovaním a môže sa znížiť pravdepodobnosť chýb v podniku.

Najdôležitejšou vlastnosťou softvéru na archiváciu a kontrolu dokumentov je nepochybne jednoduchosť vyhľadávania súborov v správnej verzii. Systémy správy dokumentov v tejto súvislosti ponúkajú mnoho integrovaných technologických riešení. S vyhľadávacími modulmi podporovanými OCR je možné prehľadávať akýkoľvek obsah, vyhľadávanie metadát a značiek je možné filtrovať na základe informácií o dokumente. Systém navyše dokáže automaticky zistiť obsah a typ súboru.

Integrácie QR kódu sú často používanými technologickými riešeniami na kontrolu, či je súbor v správnej verzii alebo revízii. QR kód na fyzickom výstupe súboru je možné ľahko prečítať pomocou mobilného zariadenia a skontrolovať, či je súbor v správnej verzii.

Hoci systém správy dokumentov obsahuje pokročilé technologické štruktúry, najdôležitejšou a kritickou otázkou je vždy systém autorizácie. Spoločnosti môžu vlastniť vertikálne organizačné mapy pre veľké a globálne operácie. Vyžaduje si to autorizačné systémy ako viacposchodová pyramída. Z tohto dôvodu by mal systém zahŕňať flexibilné mechanizmy autorizácie na podporu viacvrstvových globálnych štruktúr založených na projektoch, ktoré sú vhodné pre praktický život. Keďže systém je webový a interaktívny, mal by byť veľmi bezpečný a nemal by mať žiadnu zraniteľnosť. Bezpečnosť a integrita údajov musia byť vždy chránené.

Najčastejšie používanými funkciami vrcholového manažmentu sú vždy reportovanie a audit. Flexibilné a prispôsobiteľné správy by mali byť ľahko navrhnuté a vytvorené v systéme. Mali by byť k dispozícii všetky druhy správ.

Vytváranie a zdieľanie správ by sa malo ukladať automaticky podľa harmonogramu a procesov. Nemalo by vyžadovať prepracovanie v Exceli alebo e-mailoch. Týmito vstavanými funkciami sa dá ľahko dosiahnuť efektívne a produktívne použitie.

Zdroj: enkasystems.com