8 najväčších trendov v správe dokumentov za rok 2019

Organizácie sa vzdialili od papierových dokumentov a „idú digitálne“. Správa dokumentov bola vždy kľúčom k obchodným operáciám, ale súčasné metódy sa veľmi líšia od metód, ktoré sa vyskytli pred desiatimi alebo dvadsiatimi rokmi. Systém správy dokumentov (DMS) sa ujal vedenia a ak vaša spoločnosť nezačala s prechodom, tak už ste za konkurenciou.

Nedávno sa v postupoch správy dokumentov objavilo množstvo trendov a mnohé z nich majú potenciál obstáť v skúške času. Niektoré z nich sú tu už roky a začínajú byť samozrejmosťou. Niektoré z nich sú však vo svete softvéru na správu dokumentov úplne nové.

Tu je 8 najväčších trendov správy dokumentov pre rok 2019.

1)Ide predovšetkým o cloud.

Keď cloud computing začal získavať popularitu, mnoho ľudí váhalo. Táto technológia vyzerala sľubne, ale ako to fungovalo? O niekoľko rokov neskôr je zrejmé, že cloud tu stále je.

Cloud computing má vo všeobecnosti revolúciu v softvéri a má výrazný vplyv na systémy správy dokumentov (DMS). Cloud zaisťuje dostupnosť dokumentov kedykoľvek a kdekoľvek. Pri práci s cloudom nemusíte mať prístup k svojim súborom na konkrétnom počítači alebo v uzavretej sieti; Všetko, čo potrebujete, je pripojenie na internet.

Správa dokumentov na webe tiež umožňuje škálovateľnosť, vďaka čomu je riešením pre malé i veľké podniky. Keďže cloud computing ponúka ľahký prístup a znížené náklady, riadi najlepšie systémy správy dokumentov (DMS).

2)Sociálna integrácia je nevyhnutná.

Sociálne siete teraz ovládajú internet. Mnoho ľudí sa prihlasuje na Facebook alebo Twitter v okamihu, keď zapnú svoje notebooky, takmer nevedome. Tieto a ďalšie sociálne siete uľahčujú viac ako kedykoľvek predtým spojiť sa s priateľmi a kolegami – nahradenie e-mailov, telefonických hovorov a listov ako primárnych spôsobov komunikácie. Zatiaľ čo pojem „sociálne“ bol kedysi delegovaný, aby dohnal priateľov a rodinu, úplne zaplnil obchodný svet. Dnes je sociálna technológia rovnako profesionálnym nástrojom, ako aj osobným.

Sociálna technológia bola úspešne integrovaná do systémov správy dokumentov a intranetového zdieľania súborov, čím poskytuje plynulý proces na organizovanie, ukladanie a revíziu súborov.

3)Podmienkou je rozvoj priaznivý pre mobilné zariadenia.

Celý deň trávite veľa času kontrolou smartfónu alebo tabletu, nástrojov, ktoré zefektívnili pracovný deň.

Dnešní odborníci sú neustále v pohybe a musia mať prístup k dôležitým súborom a dokumentom. Systém správy dokumentov (DMS) musí byť prístupný z mobilných zariadení. Samotná prístupnosť však nestačí – musí byť tiež užívateľsky prívetivá. S rastúcou popularitou mobilných zariadení sa zvyšuje aj potreba vývoja softvéru pre vašu platformu.

4)Klientske portály sú požadované.

Rovnako ako vaši zamestnanci, aj vaši klienti sú životne dôležitou súčasťou vašej organizácie. Moderní klienti majú tendenciu byť dôvtipní a prostredníctvom podnikovej technológie ich môžete hlbšie zapojiť.

Systém správy dokumentov (DMS) to dokáže, najmä pokiaľ ide o riadenie projektu. Dokumentáciu je možné zdieľať medzi projektovými manažérmi a zákazníkmi prostredníctvom klientskych portálov. Klientske portály je možné ľahko nastaviť prostredníctvom firemného intranetu, ktorý obsahuje systém správy dokumentov (DMS) a mnoho ďalších nástrojov.

Hoci sa e-mail už dlho používa na tento účel, softvér sociálnych intranetov umožňuje vašim zákazníkom prihlásiť sa, mať prístup k dokumentom a stať sa súčasťou konverzácie. Môžu klásť otázky, komentovať odovzdané dokumenty alebo si ich môžu stiahnuť sami. Intranetový softvér posilňuje vaše vzťahy so zákazníkmi, ich lepšie zladenie s vašimi projektmi a zároveň poskytuje jednoduché používanie a transparentnosť.

5)Spolupráca sa zvyšuje.

Mnohí odborníci radšej pracujú sami a tvrdia, že sú produktívnejší. Aj keď to môže byť v niektorých prípadoch pravda, spolupráca vo všeobecnosti zlepšuje projekty vrátane správy dokumentov.

E-mail bol zvyčajne nástrojom pre spoluprácu na dokumentoch. Spolupráca s e-mailom však môže byť ťažkopádna a mätúca, najmä ak sa snažíte sledovať zmeny a odkazovať na staršie verzie súboru. Keď spolupracujete v rámci jedného sociálneho priestoru, tieto problémy zmiznú. Najlepší predajcovia softvéru poznajú dôležitosť nástrojov na spoluprácu a túto funkciu začlenili do svojich produktov na správu intranetového softvéru a správy dokumentov.

6)Workflow a riadenie projektov sa stávajú súčasťou obrazu.

Softvér na riadenie projektov sa dodáva vo všetkých tvaroch a veľkostiach. Je to už roky efektívne využívané rôznymi podnikmi vo všetkých priemyselných odvetviach. Nevýhodou tradičného softvéru na riadenie projektov je, že má tendenciu fungovať samostatne. Po zaznamenaní zmien stavu sa používatelia často musia prihlásiť do rôznych softvérových platforiem, aby zvládli ďalšie aspekty projektu … ako je správa dokumentov. Ale … čo keby dvaja mohli žiť v rovnakom priestore? So sociálnym intranetovým softvérom môžu.

Projektoví manažéri môžu zefektívniť operácie integráciou ich plánovania, pracovného toku, komunikácie a správy dokumentov do rovnakého priestoru. Toto je presne koncept, ktorý stojí za sociálnym intranetovým softvérom, takže ak vaša platforma na správu dokumentov neumožňuje správu projektov, je čas hľadať nové riešenie.

7)Škálovateľnosť je nevyhnutnosťou.

Môže váš súčasný systém správy dokumentov rásť spolu s rastom vašej firmy? Škálovateľnosť je schopnosť softvérovej platformy urobiť to. Intranetový Softvér na správu dokumentov, ktorý bol navrhnutý s ohľadom na škálovateľnosť, umožňuje vlastníkom podnikov plynulý prechod na veľkosť organizácie.

8)Služby sú stále dostupnejšie.

Aj keď v softvéri získate to, za čo platíte a mnoho možností „jedna veľkosť vyhovuje všetkým“ nestojí za ich nízke ceny, renomované softvérové spoločnosti začínajú ponúkať svojim zákazníkom cenovo dostupnejšie produkty a služby.

Špičkový softvér na správu dokumentov bol kedysi taký drahý, že sa mnohé organizácie rozhodli mu úplne vyhnúť. Dnešní predajcovia vedia, že na to, aby bol ich softvér univerzálne prijatý, musí byť cenovo dostupný. Cloud computing a technologický pokrok umožnili nákup referenčných dokumentov na správu dokumentov a intranetových softvérových riešení bez vyčerpania rozpočtu.

Zdroj: axerosolutions.com

Pridať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *