Čo je to Systém správy dokumentov?

Predtým, ako zistíte, ktorý systém správy dokumentov je pre vás najvhodnejší, je potrebné najprv porozumieť tomu, čo je systém správy dokumentov – a čo to môže znamenať pre vaše podnikanie.

Medzinárodná Asociácia pre správu informácií a obrázkov definuje správu dokumentov ako „používanie počítačového systému a softvéru na ukladanie, správu a sledovanie elektronických dokumentov a elektronických obrazov papierových informácií zachytených pomocou skenera dokumentov“.

Systém správy dokumentov je v podstate digitálna kartotéková skrinka, ktorá umožňuje bezpečné ukladanie a získavanie všetkých dôležitých dokumentov vašej firmy. Implementácia DMS nielen umožní vašej firme efektívne kontrolovať a organizovať vaše dokumenty, ale poskytuje aj ďalšie výhody, ako napríklad schopnosť indexovať obsah, spúšťať správy a uchovávať dokumenty v bezpečí.

Indexovanie obsahu

S online systémom správy dokumentov je eliminovaná potreba preosievať a triediť cez stovky kusov papiera. Softvérové systémy ako Blue-Pencil Plus vám umožňujú označiť a kódovať súbory a vytvoriť schému indexovania.

Pomocou tohto indexu môže vaša firma vyhľadávať dokumenty na základe viacerých kritérií, popisov a kľúčových slov pre ľahké a rýchle vyhľadávanie dokumentov. Po umiestnení vám systém Blue Pencil umožňuje požiadať o fyzické vyhľadávanie alebo oskenovať dokumenty elektronicky pre ľahké zdieľanie v rámci alebo mimo vašej organizácie.

Zabezpečenie dokumentov

Porušenie údajov sa stalo rizikom, na ktoré sa musí každý podnik pripraviť a kontrolovať ho. Systémy správy dokumentov poskytujú bezpečné riešenie ukladania vašich dokumentov a zabraňujú nesprávnemu zaobchádzaniu, krádeži, požiaru a špionáži.

Spúšťanie prehľadov

Vďaka možnosti spúšťania vlastných prehľadov môže systém správy dokumentov vykonávať analýzy vo vašom mene a získavať informácie, ktoré by mohli trvať hodiny, kým sa kompilujú inak.

Toto nielenže uvoľňuje priestor a čas zamestnancov, ale tiež umožňuje prispôsobenie podľa vašich obchodných potrieb. Príklady týchto prehľadov môžu zahŕňať aktivitu účtu, prehľady inventára a ďalšie.

Ako si možno zvoliť systém správy dokumentov?

Pokiaľ ide o výber správneho systému správy dokumentov pre vašu firmu, je dôležité najprv zvážiť, v ktorej fáze vášho podnikania sa momentálne nachádza, pokiaľ ide o správu dokumentov.

Napríklad podnik, ktorý je úplne v papierovej podobe, by mal zvážiť zobrazovací systém, ktorý najprv skonvertuje papierové súbory do elektronického formátu, zatiaľ čo kancelária bez papiera môže potrebovať samotné softvérové riešenie.

Na druhej strane, podnik, ktorý hľadá obrazové aj softvérové riešenie, bude musieť zvážiť, či bude vyžadovať systém na hostovanie dokumentov alebo cloud na správu dokumentov.

Aj keď riešenia s vlastným hosťovaním umožňujú vašej firme usporiadanie veľkého množstva informácií na vašich vlastných serveroch, vyžadujú veľké počiatočné náklady a predstavujú riziko, pokiaľ ide o vyhľadávanie dokumentov, ak by sa niečo pokazilo.

Naopak, cloudové systémy sú hosťované externým poskytovateľom úložiska, čo vyžaduje oveľa menej investícií od vášho podniku z hľadiska času a financií. Nielenže sú tieto riešenia konkurencieschopnejšie ako riešenia s vlastným hosťovaním, ale tiež umožňujú vašim zamestnancom prístup k dokumentom vašej spoločnosti online, čo umožňuje flexibilnejšie vyhľadávanie.

zdroj: blue-pencil.ca