Skutočne dobrý systém správy dokumentov (DMS) vám umožní nielen spravovať súbory a prostriedky médií. Bude tiež hrať aktívnu úlohu v regulačnom systéme, ktorý je začlenený do väčšiny pracovných postupov v kanceláriách.

V tomto článku Vám popíšeme, ako to dosahuje silný DMS.

Zjednocuje autority a dodržovanie cielov organizácií

Od začiatku tisícročia sa požiadavky na plnenie cieľov a regulačné požiadavky stali mimoriadne ťažkým teritóriom na navigáciu, najmä v súvislosti s verejným využívaním internetu, mobilnými prostriedkami prístupu na internet a zvyšujúcou sa špecifickosťou noriem dodržiavania predpisov v priemysle.

Ako je znázornené v tomto príspevku, mnoho funkcií systému správy dokumentov, ak sa posudzujú v spojení so zákonmi relevantnými pre odvetvia, ktoré môžu z používania tejto technológie mať najväčší úžitok, zdieľajú symbiotický vzťah – taký, v ktorom DMS podporuje, zjednodušuje a zaisťuje súlad, pokiaľ zákon je napísaný tak, aby umožňoval šírenie systému správy dokumentov a podobných podnikových technológií.

Pri analýze tohto vzťahu je zrejmé, že rôzne orgány vykonávajúce dohľad nad celým radom odvetví sú zástancami používania systému správy dokumentov, pretože to vo všeobecnosti zjednodušuje, zaisťuje presnosť a urýchľuje procesy dodržiavania predpisov. Iba skenovanie a nahrávanie obsahu do systému správy dokumentov však nie vždy zabezpečí súlad; niekedy to vyžaduje adaptáciu od dodávateľa DMS alebo od organizácie používajúcej samotný DMS.