4 spôsoby ako systém správy dokumentov zjednodušuje súlad

Skutočne dobrý systém správy dokumentov (DMS) vám umožní nielen spravovať súbory a prostriedky médií. Bude tiež hrať aktívnu úlohu v regulačnom systéme, ktorý je začlenený do väčšiny pracovných postupov v kanceláriách.

V tomto článku Vám popíšeme, ako to dosahuje silný DMS.

Zjednocuje autority a dodržovanie cielov organizácií

Od začiatku tisícročia sa požiadavky na plnenie cieľov a regulačné požiadavky stali mimoriadne ťažkým teritóriom na navigáciu, najmä v súvislosti s verejným využívaním internetu, mobilnými prostriedkami prístupu na internet a zvyšujúcou sa špecifickosťou noriem dodržiavania predpisov v priemysle.

Ako je znázornené v tomto príspevku, mnoho funkcií systému správy dokumentov, ak sa posudzujú v spojení so zákonmi relevantnými pre odvetvia, ktoré môžu z používania tejto technológie mať najväčší úžitok, zdieľajú symbiotický vzťah – taký, v ktorom DMS podporuje, zjednodušuje a zaisťuje súlad, pokiaľ zákon je napísaný tak, aby umožňoval šírenie systému správy dokumentov a podobných podnikových technológií.

Pri analýze tohto vzťahu je zrejmé, že rôzne orgány vykonávajúce dohľad nad celým radom odvetví sú zástancami používania systému správy dokumentov, pretože to vo všeobecnosti zjednodušuje, zaisťuje presnosť a urýchľuje procesy dodržiavania predpisov. Iba skenovanie a nahrávanie obsahu do systému správy dokumentov však nie vždy zabezpečí súlad; niekedy to vyžaduje adaptáciu od dodávateľa DMS alebo od organizácie používajúcej samotný DMS.

Automatizuje efektívne plány uchovávania a odstraňovania obsahu

Pre obsah a ďalšie súbory, ktoré si vyžadujú dodržanie harmonogramu uchovávania údajov o desať rokov alebo dlhšie, sa DMS stáva obzvlášť nevyhnutným – najmä pre organizácie, ktoré sa obávajú, že fyzické ukladanie dokumentov (v kartotékach a priečinkoch) bude mať za následok poškodenie a nájdenie dokumentov v priebehu času, čo je zvyčajne prípad správy dokumentov v právnom priemysle.

Pre tieto organizácie a obsah vyžadujúci zdĺhavé plány uchovávania dokumentov sa dodržiavanie stáva kritickým, napriek tomu je štylizovaný bez systému správy dokumentov, pretože riziko straty týchto kriticky dôležitých dokumentov sa výrazne zvyšuje, rovnako ako čas potrebný na ich získanie. Jednotlivci, ktorí ich uchovávajú, s väčšou pravdepodobnosťou zabudnú, kam boli umiestnené v priebehu času bez použitia DMS, bez ohľadu na to, aký logický alebo koherentný môže byť tradičný systém uchovávania údajov a informácií, najmä preto, že väčšina štruktúr súborov umožňuje svojim používateľom pomenovať súbory ľubovoľným spôsobom.

Vzhľadom na zvyšujúci sa počet právnych predpisov v mnohých odvetviach v roku 2016 vrátane zvýšenia miery porušenia údajov v organizáciách, ktoré v posledných rokoch nepoužívajú DMS, tak sa DMS stáva prostriedkom, pomocou ktorého je možné uspokojovať narastajúce legislatívne požiadavky s rovnováhou, ľahkosťou a dôverou.

Systém správy dokumentov zabraňuje porušeniam dát na celom svete

Vnútorné porušenia údajov (tie, ktoré vykonávajú zamestnanci pracujúci pre organizáciu) sa stávajú čoraz bežnejšie a teraz predstavujú viac ako polovicu všetkých porušení údajov.

Preto, aby sa zabezpečilo maximálne využitie bezpečnostných funkcií DMS na internej báze, je dôležité pamätať (pretože mnoho organizácií zabudne), aby sa v rámci DMS uplatňovali príslušné užívateľské oprávnenia, aby sa zabezpečila informačná bezpečnosť, pretože externí audítori môžu penalizovať spoločnosti iba za to, že ich prenajímajú. Niektorí zamestnanci v rámci organizácie prezerajú konkrétne dokumenty a obsah – najmä ak tieto dokumenty a obsah obsahujú citlivé informácie o zákazníkoch.

Šifrovanie SSL je zvyčajne najbezpečnejšou stenou na zdieľanie súborov, pričom používa klientsky portál systému správy dokumentov, ktorý presahuje aspekty citlivé na narušenie e-mailu prostredníctvom bankového stupňa.

Metadáta systému správy dokumentov zjednodušujú a urýchľujú súlad

Aj keď sa metadáta väčšinou týkajú získavania obsahu a schopnosti vyhľadávať obsah v systéme správy dokumentov, má ďalšie uplatnenie právneho významu: klasifikáciu údajov na právne účely v auditoch a umožnenie získania údajov tými, ktorí sú zodpovední za vykonávanie auditov – či už na interný alebo externý základ.

Aby bolo možné súbory klasifikovať a metaznačky kompatibilne klasifikovať, musia byť sledovateľné a musia obsahovať presné zobrazovače obsahu. Inak audítor môže považovať neprimerané metaznačky za pokus obísť elektronické zisťovanie spojené s procesom auditu.

zdroj: cmscritic.com

Pridať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *