Prípadová štúdia

POTREBA: Urýchlenie spracovávánia a schvaľovania faktúr vďaka elektronizácií

Veľká slovenská strojárenská spoločnosť, ktorá svoje výrobky vyváža do mnohých krajín sveta, oslovila Trask kvôli analýze a vývoji DMS (DocumentManagement System). Dôvodom bola trvale rastúca záťaž zamestnancov pri spracovávaní a schvaľovaní faktúr (spoločnosť každý mesiac procesovala bežne aj tisíce faktúr). Pretože veľká časť z nich nebola navyše digitalizovaná, správa faktúr nebola dostatočne transparentná, stála zbytočne veľa úsilia, času a v dôsledku sa značne predražovala.

Klientom sme boli oslovení napriamo na základe pozitívnych referencií na našu prácu, ktorú sme v minulosti odviedli pre iné firmy.

RIEŠENIE: Zjednodušenie fakturačných procesov s využitím pokročilého DMS

Bolo nutné digitalizovať celý proces správy faktúr. Klient kládol osobitný dôraz na vývoj zložitej nadstavby nášho DMS, ktorá by vyriešila elektronický proces schvaľovania faktúr. Elektronické workflow, digitálny obraz reálneho schvaľovacieho procesu, potom mohlo zahrnúť veľký počet ekonomických stredísk klienta i jednotlivých užívateľov, ktorí v nich pracujú.

Náš slovenský klient teraz úspešne používa náš DMS predovšetkým k príjmu, schvaľovaniu, rozúčtovanie a digitálnu archiváciu faktúr.

Hlavné prínosy nášho riešenia z pohľadu spoločnosti ako celku…

• Zefektívnenie procesu príjmu, schvaľovania, rozúčtovania a archivácie faktúr
• Značná úspora času pri správe faktúr
• Úspora nákladov na papierovú prevádzku ekonomického oddelenia
• Spriehľadnenie procesu schvaľovania vďaka ľahkému dohľadaniu konkrétnych akcií konkrétnych schvaľovateľov
• Prehľadný a jednoducho spravovateľný elektronický archív
• Modulárna platforma DMS umožňuje jednoduchú implementáciu ďalších modulov

… a z pohľadu ekonomického oddelenia

• Úspora nákladov pri správe vyšlých aj došlých faktúr
• Zefektívnenie procesu schvaľovania faktúr
• Urýchlenie procesu rozúčtovania faktúr na jednotlivé nákladové strediská
• Sprehľadnenie a uľahčenie práce s archiváciou vďaka zavedeniu elektronického archívu faktúr

Naša cesta k riešeniu

Klient oslovil Trask kvôli implementácií DMS s požiadavkou na analýzu a vývoj nadstavbového modulu – elektronického workflow schvaľovanie došlých faktúr. Súčasťou workflow je aj generovanie sprievodného listu, v ktorom je zaznamenaná každá akcia jednotlivých užívateľov alebo oddelení, ktoré sa workflow zúčastňujú.

Štruktúra workflow vyžadovala detailnú analýzu závislostí jednotlivých nákladových stredísk v rámci celej spoločnosti.

Implementácia zahŕňala aj dizajn archívu digitalizovaných faktúr vrátane formulárov pre rýchle a efektívne vyhľadávanie.

Niektoré polia vstupného formulára pre zadávanie metadát faktúr sú prepojené s podnikovým ERP kvôli validáciám vstupných údajov.

V súčasnej dobe je týmto spôsobom spravované niekoľko tisíc faktúr mesačne.

Záver

Zavedením DMS a nadstavbového modulu zložitého schvaľovacieho workflow sme klientovi pomohli veľmi citeľne zefektívniť správu faktúr, ktoré teraz spoločnosť procesuje a archivuje v digitálnej podobe.

Vďaka tomu, že naše riešenie zamestnancom firmy sprehľadnilo, spríjemnilo a uľahčilo prácu i čas, klient zároveň zaznamenal aj výrazné úspory nákladov na správu značného množstva faktúr.