Ako v súčasnosti spravujete svoje dokumenty? Sú uložené v kartotéke? Sú rozptýlené po vašom stole? Musíte ich manuálne nasmerovať na schválenie a získať podpisy ručne? Ak je odpoveď na ktorúkoľvek z týchto otázok áno, možno je na čase preskúmať, ako bezpečné sú vaše dokumenty v súčasnosti. Procesy správy dokumentov v papierovej podobe majú niekoľko nedostatkov.

V krátkosti si pripomieneme, čo vlastne je systém správy dokumentov (DMS). Je to systém (DMS) na ukladanie a sledovanie dokumentov. Vznikol ako spôsob prevodu papierových dokumentov na digitálne dokumenty. V dôsledku toho sa niekedy nazýva aj elektronická kartotéka. Elektronický systém správy dokumentov je spôsob automatizácie manuálnych procesov. A to z neho robí kľúčovú súčasť digitálnej