3 spôsoby digitálnej správy dokumentov, ktoré pomáhajú finančným inštitúciám
Bezpečná správa dokumentov je dôležitým faktorom pre každú spoločnosť, ktorá spracováva informácie – či už ste v zdravotníckom priemysle alebo pracujete v oblasti ľudských zdrojov. Bezpečnosť dokumentov však nadobúda úplne nový význam, pokiaľ ide o finančné odvetvie, kde je bezpečnosť údajov nanajvýš dôležitá. Banky, spoločnosti finančného plánovania a investičné spoločnosti sa častejšie obracajú na správu digitálnych dokumentov, aby pomohli udržať ich údaje v bezpečí.
Čo ponúka správa dokumentov finančným inštitúciám
Keď vaše podnikanie sleduje obchodné dokumenty, transakčné dokumenty, potvrdenky a burzy cenných papierov, informácie, ktoré spravujete, musia byť neustále v bezpečí a nesmú zostať na pracovnom stole alebo v kartotéke, kde by sa mohli potenciálne stratiť alebo odcudziť.
Uvádzame tri spôsoby, ako správa digitálnych dokumentov pomáha chrániť údaje finančných inštitúcií, s ktorými každodenne pracujú:
Udržiavanie údajov pod zámkom a kľúčom
Aj keď prístup založený na prehliadači WebDocs umožňuje ľuďom kedykoľvek spravovať dokumenty na diaľku, sú vynútené prísne bezpečnostné opatrenia, aby sa zabezpečilo, že tento zvýšený prístup nebude viesť k narušeniu bezpečnosti. Správcovia môžu kontrolovať, kto má prístup k informáciám na úrovni oddelení, podskupín alebo dokonca typov dokumentov. Možnosti riadenia verzií navyše vykresľujú jasný obraz o každej činnosti vykonanej v dokumente a poskytujú presný záznam o tom, kto pristúpil alebo vykonal zmeny v každom dokumente v systéme.
Stanovenie zásad uchovávania
Zatiaľ čo uchovávanie záznamov v bezpečí je dôležité, mnoho spoločností poskytujúcich finančné účtovníctvo musí po určitom čase prečistiť dokumenty, aby zničili všetky zvyšky svojich informácií. Prečo dôverovať niekomu, že tieto dokumenty ručne skartuje, keď môžete dôverovať softvéru na správu dokumentov, aby automaticky odstránil a zničil potrebné súbory po stanovenom dátume? S WebDocs je to presne to, čo môžete urobiť. Môžete ustanoviť zásady, ktoré zabezpečia, aby sa všetky stopy týchto dôverných informácií zničili po uplynutí primeraného obdobia uchovávania.
Stále v súlade
Stanovenie politík uchovávania údajov na účely očisťovania dokumentov tiež pomáha týmto finančným inštitúciám udržiavať súlad s právnymi predpismi. Ako zdôrazňuje Tech Target, tento akt bol vytvorený s cieľom „chrániť akcionárov a širokú verejnosť pred účtovnými chybami a podvodnými praktikami v podniku a zlepšiť presnosť zverejňovania informácií o spoločnosti“. Najmä pre finančné inštitúcie je udržiavanie súladu s takýmito vonkajšími predpismi záležitosťou zákonnosti, nielen preferencie.
Zabezpečte svoje údaje prechodom na digitálne technológie
Pri zaobchádzaní s dôvernými finančnými informáciami je bezpečnosť dokumentov dôležitejšia ako kedykoľvek predtým. Nielen pre svojich klientov, ale aj pre udržanie súladu s predpismi a udržanie si dobrej povesti na konkurenčnom trhu. Zavedením správy digitálnych dokumentov dnes môže vaša spoločnosť rýchlo nahradiť kartotéky a zastarané metódy získavania dokumentov centralizovaným úložiskom, ktoré zvyšuje bezpečnosť a produktivitu používateľov pri vyhľadávaní a prístupe k dôležitým dokumentom.
zdroj: helpsystems.com
Nástrahy nedostatočnej správy dokumentov
Aké sú osobitné potreby malých podnikov, pokiaľ ide o DMS?
Pravidlá digitálnej transformácie – 1.časť
O Autorovi
