Prvou fázou správy dokumentácie je zachytávanie dokumentu alebo údajov. Dokumenty, ktoré sa generujú elektronicky, sú už v digitálnom formáte, pretože dokumenty vo fyzickej podobe je potrebné skenovať na účely digitalizácie na ďalšie spracovanie. Na skenovanie sa používajú skenery rôznych veľkostí. Ďalším krokom je spravidla ich zaistiť pomocou rôznych a rozmanitých možností ukladania. Ukladanie údajov neznamená, že sa nedajú obnoviť. Skôr je potrebné, aby dokumenty boli ľahko dostupné každému, kto ich potrebuje. Ak majú dokumenty povahu, v ktorej sa má udeliť obmedzený prístup, je potrebné v prístupových systémoch vypracovať náležité oprávnenia. To sa dá urobiť pohodlne vytvorením rôznych foriem a vrstiev overovania totožnosti.

Elektronický systém správy dokumentov (EDMS) je možné výhodne využiť na riadenie automatizovaného pracovného toku. Prichádza tiež s funkciou riadenia verzií.

To znamená, že pri dokumentoch, ktoré sú editované alebo v ktorých sú podrobnosti zaznamenané v následných fázach spracovania, systém zabezpečí uloženie pôvodného dokumentu a/alebo nahradenie novým. Ďalej je možné pomocou týchto systémov uspokojiť potrebu integrácie údajov s aplikáciami. Ak chce niekto poslať dokument e-mailom, EDMS môže byť vhodne nakonfigurovaný.

EDMS je vhodný systém na prepojenie vzdialených umiestnení a uľahčenie prenosu dokumentov z jedného miesta na druhé pomocou správy databáz na serveri. Dokumenty a záznamy sú spravované vzdialene a teda ten istý dokument môže súčasne používať viac osôb a z viacerých miest súčasne.

To tiež umožňuje prenos ťažkých údajov, ktoré nie je možné preniesť prostredníctvom e-mailu alebo iného média.

Posledná fáza procesu správy dokumentov sa dosiahne vtedy, keď niektoré dokumenty, ktoré už nie sú užitočné, bude potrebné odstrániť. EDMS vám môže povedať, kedy sa končí životnosť dokumentov a či je potrebné tieto dokumenty vymazať alebo nie. Spoločnosti sa riadia veľmi starostlivo zmapovanou politikou deštrukcie dokumentov v závislosti od životnosti každého dokumentu. Na zničenie dokumentov alebo záznamov sa získajú náležité oprávnenia. Ustanovenie o týchto oprávneniach je možné zabudovať aj do systému správy elektronických záznamov.

Zdieľanie je starostlivosť!

Zdroj: technology-innovators.com