V tomto článku budeme hovoriť o siedmich hlavných výhodách systémov správy dokumentov (DMS) vrátane:

• Znížený úložný priestor
• Zvýšená bezpečnosť
• Vylepšené dodržiavanie právnych predpisov
• Ľahšie získavanie
• Lepšia spolupráca
• Lepšie zálohovanie a obnova po katastrofe
• A „nehmotný majetok“

1)Znížený úložný priestor

Náklady na obchodné vlastníctvo sa zvyšujú, rovnako ako náklady na uchovávanie papierových dokumentov. Systém správy dokumentov (DMS), ktorý môže znížiť potrebu kartoték, skriniek a zásobníkov, je cenným prínosom pre všetky podniky a uvoľňuje vzácne kancelárske priestory. Dokumenty, ktoré sa musia uchovávať ako tlačené kópie, sa môžu často ukladať na lacnejších miestach, napríklad v sklade alebo trezore.

2)Zvýšená bezpečnosť

Bezpečnosť dokumentov je pre mnohé podniky životne dôležitá. DMS poskytuje lepšiu kontrolu nad citlivými dokumentmi. Prístup k dokumentom je možné riadiť na úrovni priečinkov pre rôzne skupiny alebo jednotlivcov. DMS tiež zanecháva kontrolný záznam, kto si prezeral dokument, kedy bol prístupný a ako mohol byť upravený. Spravované dokumenty sú vysoko vystopovateľné a môžu sa označovať, aby umožňovali automatické varovania.

3)Vylepšené dodržiavanie právnych predpisov

Požiadavky na súlad určitých dokumentov môžu byť dosť zložité. Nedodržanie môže viesť k pokutám, zrušeným licenciám a v niektorých prípadoch k trestnoprávnej zodpovednosti. Federálne a štátne regulačné predpisy, ako sú Sarbanes Oxley a HIPAA, ustanovujú prísne pokyny pre bezpečnosť a ochranu súkromia. DMS znižuje riziko nesúladu. Napríklad plány uchovávania záznamov môžu byť automatizované a nové dokumenty môžu byť ľahšie klasifikované a uložené.

4)Ľahšie získavanie

Vyhľadávanie a získavanie dokumentov môže byť veľmi časovo náročné – a všetci vieme, že čas sú peniaze. V skutočnosti spoločnosť PWC uverejnila tieto štatistiky, ktoré ilustrujú náklady súvisiace s priemerným časom stráveným správou papierových dokumentov:

• Organizácie vynakladajú 20 dolárov na prácu za predloženie dokumentu, 120 dolárov za prácu za nájdenie chybného dokumentu a 220 dolárov za prácu za reprodukciu strateného dokumentu.
• 7,5% všetkých dokumentov sa stratí; 3% zvyšku dostane chybne.
• Profesionáli trávia 5 až 15% svojho času čítaním informácií a až 50% svojho času hľadajú informácie.

Riešenie na správu dokumentov, ktoré je špecifické pre váš podnik, môže byť výkonným nástrojom šetriacim čas. V závislosti od implementovaného riešenia môže DMS načítať súbory podľa slova alebo frázy v dokumente – fulltextové vyhľadávanie alebo DMS môže aplikovať indexové kategórie na dokument alebo priečinok. Ľahšia integrácia s podnikovými aplikáciami uľahčuje prístup k dôležitým informáciám. DMS tiež umožňuje vzdialený prístup k dokumentom. Pokiaľ je k dispozícii pripojenie na internet, dokumenty sú prístupné odkiaľkoľvek.

5)Lepšia spolupráca

Vďaka DMS môže byť zdieľanie informácií a spolupráca oveľa jednoduchšia. Dokumenty zachytené z rôznych zdrojov sú prístupné z viacerých miest. Elektronické zobrazovanie umožňuje zdieľanie dokumentov prostredníctvom siete prostredníctvom e-mailu alebo internetu. DMS poskytuje väčšie zviditeľnenie obchodných procesov a umožňuje lepšie monitorovanie pracovných postupov. Môže byť povolený a monitorovaný autorizovaný prístup externých používateľov. DMS tiež ponúka kontrolu verzií, ktorá v prípade potreby umožňuje obnovenie starších verzií toho istého dokumentu. Táto vlastnosť je dôležitá, ak niekoľko strán pracuje na tom istom dokumente a ak dôjde k zmenám v dokumente, ktoré neboli autorizované alebo plánované.

6)Lepšie zálohovanie a obnova po katastrofe

Každé riešenie správy dokumentov by malo obsahovať plán zálohovania a obnovy po havárii. S digitálnou archiváciou ako zálohou sú papierové dokumenty chránené pred ohňom a povodňami a inými katastrofami. Vďaka DMS sú dokumenty vysoko vystopovateľné a dajú sa sledovať v rámci celého radu kritérií.

Tiež, pretože obrazové dokumenty sa ukladajú centrálne, nemôžu sa po prezeraní stratiť. Je menej pravdepodobné, že dôjde k chybnému spracovaniu dokumentov, a ak áno, je ľahšie ich vyhľadať pomocou krížového indexovania. Dokumenty môžu byť digitalizované a archivované na mieste vstupu do systému.

zdroj: whymeridian.com