Čo je pracovný tok (workflow) správy dokumentov?

Pracovný tok dokumentov predstavuje výzvu v každom priemysle, od zdravotnej starostlivosti po výrobu a maloobchod. Pracovný tok správy dokumentov sa používa v mnohých aspektoch od schválenia cestovných výdavkov po výročné správy a bezpočet ďalších obchodných aktivít. Najlepšie systémy správy dokumentov sa používajú na sledovanie, správu a ukladanie dôležitých dokumentov v reálnom čase, pričom sa výrazne znižuje spotreba papiera.

Účinná správa dokumentov sa zvyčajne vykonáva pomocou inteligentného softvérového systému, ktorý funguje ako archív dokumentov. Väčšina z nich je schopná vytvoriť viac iterácií toho istého dokumentu (kontrola verzií), ktorý je modifikovaný používateľmi. Tieto systémy obyčajne poskytujú proces sledovania úloh, ako napríklad:

• Verziovanie
• Skladovanie
• Zabezpečenie
• Indexovanie
• Získavanie
• Metadáta

Softvér pracovného toku dokumentov sa čiastočne prekrýva s inými koncepciami, ako sú systémy na správu obsahu. Medzi ďalšie systémy, ktoré sa týkajú riadenia podnikových procesov (BPM) patria:

• Zobrazovanie dokumentov
• Správa podnikových dokumentov
• Systémy pracovných postupov
• Systémy správy záznamov
• Správa podnikového obsahu

Softvér pracuje prostredníctvom technológie nazývanej optické rozpoznávanie znakov (OCR). Má vstavaný skener, ktorý číta dokument a prevádza ho do upraviteľného formátu. Najbežnejším dôvodom použitia riešenia na správu dokumentov je zefektívnenie pracovného toku. Robí všetku papierovanie do digitálnych dokumentov, ktoré sa dajú ľahko vyhľadávať vo virtuálnom priestore.

Prvky pracovného toku DMS

Pochopenie pracovného toku dokumentu je prvým krokom v automatizácii podnikových procesov. Presná funkcia bude závisieť od vášho odvetvia, typu dokumentu a akýchkoľvek platných predpisov. Pracovný tok DMS všeobecne obsahuje niekoľko jednoduchých krokov:

• Vytvorenie, úprava a archivácia nového dokumentu.
• Verzovanie dokumentov.
• Zdieľanie dokumentov a spolupráca.
• Tvorba výkazov.
• Začlenenie vyhľadávacích schopností.

Správny program vám môže pomôcť neustále optimalizovať tento pracovný tok a zefektívňovať činnosti.

Používa sa pre pracovný tok správy dokumentov

Existuje nespočetné množstvo spôsobov, ako je možné prispôsobiť pracovný postup schvaľovania dokumentov. Niektoré príklady výhod, ktoré pre podniky plynú z kontroly dokumentov, zahŕňajú:

• Financie a správa: Inteligentné predpovedanie si vyžaduje správne „papierovanie“, aby bol rozpočtový proces presný.
• Dodávka a logistika: Týmto je zaistené, že riadenie zásob je na mieste s materiálmi prijatými v správnom množstve v správnom čase. Zaručuje tiež okamžité schválenie žiadostí.
• Súlad a politika: Pomáha organizácii dodržiavať priemyselné a vládne nariadenia. Podnik sa môže v prípade potreby lepšie pripraviť na audit.
• Správa zamestnancov: Pracovný tok dokumentov pomáha sledovať pokyny a očakávania týkajúce sa podpory zamestnancov. Zaisťuje to, že sa bude brať ohľad na každého.
• Firemná kultúra: Môže sa používať na pracovné funkcie podporujúce morálku, ktoré udržujú zamestnancov v zapojení.
• Marketing a predaj: Umožňuje týmto oddeleniam prístup k dôležitým administratívnym dokumentom na spustenie a automatizáciu správnych kampaní.
• Ľudské zdroje: Systém riadenia dokumentov umožňuje, aby oddelenie ľudských zdrojov ich uchovalo v digitálnom úložisku, a nie ukladalo údaje o zamestnancoch do súboru Excel.

Integrovaná správa dokumentov pozostáva z technológie, nástrojov a metód, ktoré sa používajú na manipuláciu s dokumentmi v rámci podniku. Patria sem akcie ako:

• Zachytiť
• Spravovať
• Uložiť
• Zachovať
• Doručiť
• Vymazať

Tieto dokumenty fungujú skôr ako súbory a obsahujú nespočetné množstvo údajov, ako sú obrázky, kancelárske dokumenty, zmluvy, grafika a výkresy. Obsahujú tiež elektronické objekty ako e-mail, webové stránky, okamžité správy a video médiá.

Softvér na správu dokumentov, ktorý je integrovaný do viacerých technológií, je najúspešnejším riešením pre podnikové podniky. Umožňuje centralizovať a optimalizovať úsilie v každom oddelení.

Druhy systémov správy dokumentov

Existujú štyri hlavné typy systémov na správu dokumentov. Sú to tieto:

• Server-based – Sem patria platformy, ako sú lokálne nainštalované systémy katalogizácie knižníc.
• Databáza – Sú to programy ako MySQL, ktoré môžu ukladať a spravovať rôzne typy súborov.
• Cloud-based – Informácie v týchto systémoch sa nahrávajú a ukladajú na diaľku.
• Web-based – sa generujú a ukladajú pomocou webového prehľadávača.

Pochopenie pracovného toku DMS

Pracovný tok systému správy dokumentov je navrhnutý tak, aby vám pomohol prijať optimalizáciu pracovných postupov, ktoré poháňajú vaše podnikanie. Vyberte riešenie, ktoré umožňuje centralizovanú tvorbu dokumentov s priestorom pre správu, úpravy, zdieľanie, vyhľadávanie a archiváciu. Efektívna správa dokumentov vyžaduje niekoľko krokov, takže potrebujete robustný systém, ktorý zvládne všetko.

Existuje veľa značiek na trhu pre DMS. SharePoint je populárna platforma, ktorá sa integruje do MS Office. Je vysoko konfigurovateľný s rôznym použitím. Svoje dokumenty môžete spravovať, ukladať, zdieľať a mať k nim prístup z ľubovoľného zariadenia (vrátane mobilného telefónu).

Mali by ste požadovať, aby mal váš softvér DMS intuitívne používateľské rozhranie, takže krivka učenia je malá. Niektoré spoločnosti využívajú túto technológiu na dokumentovanie diskusií a verzií, zatiaľ čo iné používajú na správu údajov pomocou konfigurovateľných webových formulárov alebo na povolenie autorizovaného prístupu. Pred zakúpením riešenia je preto dôležité zvážiť vaše primárne potreby.

Ak sa dokumenty spravujú elektronicky, sú pracovné postupy transparentnejšie a postupujú rýchlejšie. Je potrebné opraviť menej chýb a pri hľadaní dokumentov sa zbytočne stráca čas. Ručné odovzdania prostredníctvom velenia sú vecou minulosti. Je čas opustiť papierové dokumenty a začať uvažovať z digitálneho hľadiska. Nielen, že to šetrí náklady, ale aj naša planéta.

Pracovný tok systému dokumentov výrazne zjednodušuje správu. Ak sú zapojené viaceré strany, odstraňuje to problémy s sledovaním dokumentov. Preč sú dni dokumentu strateného na stole, ktoré čakajú na podpísanie.

Najdôležitejším aspektom tejto technológie je spôsob, akým uľahčuje spoluprácu. Ak je správa dokumentov transparentná, všetci v životnom cykle sa cítia zapojení. Vytvára zodpovednosť, ktorá vedie k vyššiemu pocitu morálky a hlbšej dôvere vo vaše podnikanie.

zdroj: tipalti.com