DEFINUJTE POTREBY SPRÁVY DOKUMENTOV

Predtým ako začnete hľadať vhodné možnosti, označte obchodné úlohy, ktoré má systém manažérstva obsahu (CMS) riešiť. Nezabudnite na možné zmeny týchto výziev v prípade predĺženia obchodu. Diskutujte o aktuálnom toku papiera so zamestnancami. Aké sú ich najbežnejšie úlohy? Je to skenovanie dokumentu, kontrola a úprava predtým vytvorených súborov? Načasovanie odpovedí na tieto otázky je rozhodujúce pre implementáciu systému správy dokumentov (DMS) so základnými funkciami, či už ide o dávkové skenovanie, optické rozpoznávanie znakov alebo ľahkú prácu s konceptmi.

PRESKÚMAJTE ZÁKLADNÝ SOFTWARE VO VAŠEJ ORGANIZÁCII

Keď sa chystáte integrovať systém správy dokumentov (DMS) do svojho podnikania, jeho kompatibilita s akýmkoľvek iným softvérom (CRM, databázy ERP atď.) je jedným z najdôležitejších aspektov, ktoré treba zvážiť. Ľahko integrovateľný systém správy dokumentov (DMS) je kľúčom k zvýšeniu produktivity podniku. Navyše, ak je kompatibilný s vašimi už nainštalovanými platformami, s hardvérom spoločnosti, rôznymi typmi súborov, ako sú text, XMS, PDF, HTML, JPEG, atď., Budete môcť výrazne zefektívniť celý interný pracovný tok.

SKONTROLUJTE ZHODNOSŤ SYSTÉMU S PRÁVNYMI PREDPISMI PRIEMYSLU

Každý priemysel má špecifické nariadenia, ktoré riadia proces ukladania elektronických dokumentov. HIPAA pre poskytovateľov zdravotnej starostlivosti, FDA pre farmaceutický priemysel a PCI pre maloobchodníkov sú niektoré z nich. Systém, ktorý sa chystáte nainštalovať, by mal byť v súlade s predpismi vášho odvetvia týkajúcimi sa práce s dôvernými informáciami. Je dôležité, ak sa chcete vyhnúť súdnemu konaniu v prípade úniku informácií o bezpečnosti.

DÁVAJTE POZOR NA PODPORU PO ZAVEDENÍ

Integrácia systému správy dokumentov (DMS) prichádza so školením personálu po vydaní. Nebolo by však na škodu pýtať sa, či existuje niekto na zálohovanie po náhlom výpadku. Predpokladajme, že sa chcete dozvedieť viac o konkrétnej možnosti. Existujú nejaké školiace materiály (napr. Online poradenstvo, príručky, návody a videá), ktoré vám pomôžu? A čo live chat k dispozícii 24/7? Z prvej ruky vieme, aké dôležité je, aby klienti dostali pomoc. Poskytujeme im vopred dohodnuté osobné hodiny venované technickej podpore mesačne. Môže to byť perfektný variant pre akúkoľvek organizáciu.

SÚSTREĎTE SA NA NASTAVENIA BEZPEČNOSTI

Objasnite si bezpečnostné opatrenia proti zlodejom identity alebo nespokojným zamestnancom. Je možné obmedziť jednotlivé oddelenia na prezeranie dokumentov? Môžete nastaviť heslo pre konkrétne priečinky alebo súbory? A čo šifrovanie údajov a viacfaktorové overenie? Ako sa generujú elektronické podpisy pre digitálne schválené dokumenty? Tieto otázky by nemali zostať bez dozoru.

ŠPECIÁLNE SI DAJTE POZOR NA POUŽIVATEĽSKÉ ROZHRANIE

V spoločnosti vždy existuje jedinec, ktorý sa prieči prijať inovatívne technológie, aj keď mu sľubuje oslobodiť ho od bežných úloh. Rozhodnite sa pre riešenie s jednoduchým užívateľsky prívetivým rozhraním, aby vaši zamestnanci s akýmkoľvek zázemím a zručnosťami mohli rýchlo pochopiť, ako to funguje.

zdroj: aimprosoft.com