Nástrahy nedostatočnej správy dokumentov
V podnikaní sa spoliehate na dokumenty. Ak vaši zamestnanci nenájdu dokumenty, ktoré potrebujú na výkon svojej práce, utrpí tým vaša spoločnosť.
Posielanie dokumentov e-mailom nie je len strata času, je to recept na organizačný chaos. Priemerný administratívny pracovník dostáva 121 e-mailov denne a odosiela 40 pracovných e-mailov denne – takže aké sú šance, že sa dokument, ktorý ste poslali e-mailom svojmu kolegovi, stratí v náhodnom poradí?
Možno si myslíte, že môžete naďalej krívať spolu so systémom správy dokumentov, ktorý už máte, pretože to pre váš tím fungovalo tak dlho, však?
Je váš tím, vaše pracovisko, vaša spoločnosť alebo vaši zákazníci dnes iní ako tí, ktorí boli pri vytváraní súčasného systému? Ak ste odpovedali „áno“, možno budete si musieť premyslieť nejaké zmeny.
Toto sú nástrahy, s ktorými sa organizácie často stretávajú s ich existujúcimi riešeniami správy dokumentov:
1)Frustrácia a strata času
Nájdenie jedného súboru medzi viacerými odpojenými úložnými systémami je ako nájsť ihlu v kope sena. Zamestnanci nemôžu nájsť dokumenty, ktoré potrebujú na výkon svojej práce, strácajú čas a spomaľujú obchodné procesy.
Zamyslite sa nad týmto zistením: Priemerný pracovník interakcie trávi okolo 28% svojho pracovného týždňa spravovaním e-mailov a takmer 20% svojho času hľadá interné informácie alebo sleduje kolegov, ktorí môžu pomôcť pri konkrétnych úlohách.
2)Informačný chaos
Súborový server je neporiadok. Dokumenty sa ukladajú na viacerých miestach a konečné verzie je ťažké identifikovať.
3)Pomalá smrť spolupráce
Váš tím nie je na rovnakom mieste v rovnakom čase, takže osobné stretnutie, na ktorom sa hovorí o dokumente, nie je možné. Spolupráca prostredníctvom e-mailu má za následok veľký zmätok a viac verzií súboru. Bez systému správy dokumentov (DMS) s funkciami spolupráce nemôžu členovia tímu jednoducho pridávať svoje vstupy, čo spôsobuje oneskorenie a časom aj odpojenie zamestnancov.
4)Strata kontroly nad verziou
Staré verzie dokumentu sa naďalej vynárajú. Je ľahké zistiť, ako by to spôsobilo zmätok – ale porozmýšľajte o dokumentoch, ktoré zahŕňajú informácie ako sú špecifikácie a ceny. Ak sa tieto informácie v súbore, ktorý sa aktívne šíri v rámci vášho tímu, mýlia, pravdepodobne budete naštvaní vy aj zákazníci a bude to stáť peniaze spoločnosti.
5)Preskúmanie dokumentu sa zastaví
Bez pracovného toku, ktorý pracuje pre váš tím pri kontrole dokumentov, sa organizácie stretávajú s problémami so smerovaním, sledovaním, distribúciou a eskaláciou. Dokumenty sa nikdy nedokončia ani neschvália a neexistuje žiadny pracovný systém na ich sledovanie.
6)Zamestnanci a zúčastnené strany vypadávajú z okruhu
Zabezpečenie toho, aby správni ľudia dostali správne dokumenty v správnom čase, nie je ľahká úloha. Bez systému správy dokumentov (DMS), ktorý dobre funguje so spôsobom, akým váš tím skutočne funguje, zamestnanci, zainteresované strany a niekedy dokonca aj zákazníci vypadnú zo slučky.
Zdroj: axerosolutions.com
Výber správneho riešenia DMS
6 tipov na implementáciu nového systému správy dokumentov.
Sú systémy správy dokumentov skutočne účinné?
O Autorovi
