Ako bude vyzerať proces implementácie?

Implementácia má tri základné fázy: predbežné plánovanie, implementácia a živý softvér. Počas predbežného plánovania by mal váš dodávateľ dodať plán, ktorý jasne uvedie implementáciu. Mali by ste mať tiež presné očakávania, ako softvér zlepší vaše procesy.

Bez ohľadu na rozsah vášho projektu by ste mali mať jasnú predstavu o tom, ako bude implementácia vyzerať pred začatím.

Ako dlho to trvá?

Mali by ste dostať implementačný plán od svojho dodávateľa, ktorý podrobne uvádza časový harmonogram implementácie. Môže to byť na kľúč, môže to byť rýchle, alebo to môže trvať len trochu dlhšie, kým všetko prebehne správne.

Čo očakávať počas implementácie od svojho dodávateľa?

Jasná komunikácia, pravidelné aktualizácie a implementácia, ktorá je na dobrej ceste. Vždy by ste mali mať informácie o všetkom, čo plánuje váš predajca.

Čo bude potrebné urobiť na konci?

Počas implementácie by ste mali mať zvyčajne zapojený tím vo vašej organizácii. Váš tím by nemal byť žiadnym spôsobom poverený technickými povinnosťami. Je však užitočné mať vo vašej organizácii ľudí, ktorí rozumejú softvéru a osvedčeným postupom pri jeho používaní.

Koľko to bude stáť?

Náklady na implementáciu správy dokumentov sú zvyčajne úmerné rozsahu projektu. Jednoduchšie projekty na kľúč budú mať nižšie cenovky a naopak, projekty s väčším rozsahom budú drahšie. Po vypracovaní plánu u svojho dodávateľa by ste mali mať jasné očakávanie nákladov.

Čo ak sa počas implementácie potreby organizácie zmenia?

V priebehu implementácie niekedy vznikajú neočakávané potreby. Môže byť potrebné rozšíriť správu dokumentov na ďalšie oddelenie alebo to môže byť začlenenie novej funkcie do projektu.

Správny predajca zahrnie do implementácie vaše nové potreby a naznačí, ako tieto neočakávané potreby ovplyvnia váš plán implementácie. Bez ohľadu na to, čo je neočakávané, by ste mali očakávať jasnú komunikáciu so svojím predajcom o tom, ako to riešiť.

Dôvera v plány vašich dodávateľov a samotná implementácia zníži stres súvisiaci so správou dokumentov.

Čo môžete očakávať po implementácii

Po implementácii by ste mali očakávať, že váš predajca vás prevedie softvérom, poradí vám o osvedčených postupoch a vysvetlí, ako získať odpovede na budúce otázky.

Je dôležité vybrať si dodávateľa, ktorý má podporu odborníkov, ktorí vás môžu sprevádzať spôsobmi, ktorými vám softvér pomôže zrýchliť vaše procesy, spravovať dokumenty a formuláre digitálne a zmeniť spôsob, akým vaša organizácia premýšľa o dokumentoch.

Mali by ste byť tiež schopní počítať s tímom podpory u svojho dodávateľa, ktorý vám odpovie na všetky otázky, ktoré môžete mať pri používaní softvéru. Ak máte podporný tím, na ktorý sa môžete spoľahnúť, môžete sa spoľahnúť na úspešnú správu dokumentov aj v nasledujúcich rokoch.

zdroj: helpsystems.com