Autor článku: DAVE JONES

Director Product Marketing

Správa dokumentov je pojem, ktorý existuje už dlho – od osemdesiatych rokov. Čo presne je však systém na správu dokumentov? V dobe, keď sme bombardovaní výrazmi, ako je správa podnikového obsahu (ECM), správa prípadov, správa znalostí a platformy služieb obsahu (CSP), kde sa zmestí softvér systému na správu dokumentov a ako sa porovnáva?

Zámerom tohto príspevku je pomôcť vysvetliť, čo je systém správy dokumentov (A nie je), zdieľať podrobnosti o hlavných funkciách a výhodách, vysvetliť, prečo je odvetvie správy dokumentov stále nažive a kope a ako sa vyvinulo, aby sa stalo súčasť toho, čo sa dnes bežne označuje ako obsahové služby.

Ako fungujú systémy na správu dokumentov?

Systém správy dokumentov (DMS) je použitie technológie na správu elektronických dokumentov a elektronických obrazov papierových dokumentov. Schopnosti systému riadenia dokumentov sú často popisované tromi jednoduchými slovesami: skenovanie, ukladanie, načítanie.

• Skenovanie: Funkcia skenovania papierových dokumentov a ich premeny na obrázky (napríklad TIFF alebo PDF iba s obrázkami) alebo na dokumenty (zvyčajne PDF).
• Ukladanie: Základná schopnosť slúži ako úložisko dokumentov, ako aj ich klasifikácia, zabezpečenie a audit a podľa potreby uchovávanie a mazanie.
• Načítanie: Jednoduché rozhranie, ktoré poskytuje možnosti vyhľadávania a získavania schopností.

Početné organizácie úspešne používali systémy na správu elektronických dokumentov rôznymi spôsobmi:

• Ako náhrada za papierové kartotéky.
• Ak chcete vytvoriť digitálne poštové miestnosti.
• Zvýšiť bezpečnosť a správu v tom, ako spravujú tradične papierové informácie.
• Zlepšiť zdieľanie súborov a spoluprácu na dokumentoch.
• A oveľa viac.

Aké sú vlastnosti systému správy dokumentov?

Typický systém správy dokumentov (DMS) poskytuje základné skenovacie, ukladacie a vyhľadávacie funkcie, ale okrem toho existuje mnoho ďalších funkcií, ktoré prinášajú prevádzkový úžitok.

• Vytváranie a prijímanie: Umožňuje vytváranie dokumentov v systéme alebo prijímanie obrázkov a dokumentov pomocou skenerov, e-mailu, faxu atď.
• Klasifikácia dokumentov: Umožňuje kategorizáciu dokumentov pomocou rôznych polí metadát definovaných používateľom.
• Vyhľadávanie dokumentov: Možnosť nájsť dokumenty uložené v systéme. Väčšina systémov na správu dokumentov poskytuje viacero spôsobov vyhľadávania vrátane prehľadávania priečinkov, fulltextového vyhľadávania a vyhľadávania metadát.
• Prezeranie dokumentu: Prostriedok pre používateľov na prezeranie obsahu dokumentu. Väčšina systémov poskytuje vstavané prehliadače pre bežné typy súborov, ako sú súbory PDF a súbory balíka Microsoft Office.
• Odovzdanie, odhlásenie a uzamknutie dokumentu: Umožňuje súčasné úpravy dokumentu tak, aby zmeny jednej osoby neprepísali iné.
• Úpravy dokumentov: V spojení s prihlásením a odhlásením umožňuje veľa softvérových riešení na správu dokumentov inline editáciu určitých bežných typov súborov, čo užívateľovi poskytuje jednoduchý a bezproblémový spôsob úpravy dokumentov a vytvárania nových verzií.
• Kontrola verzií: Zabezpečuje prehľad o zmenách vykonaných v každej verzii dokumentu a o tom, ako sa aktuálna verzia líši od verzií, ktoré prišli predtým.
• Zdieľanie dokumentov: Schopnosť zdieľať dokumenty s ostatnými používateľmi, buď s používateľmi interného systému alebo s externými používateľmi.
• Vrátenie zmien a zobrazenie verzie: Schopnosť „vrátiť sa“ k predchádzajúcej verzii dokumentu v prípade chyby alebo predčasného vydania a schopnosť zobraziť predchádzajúce verzie spolu s najnovšou verziou.

• Zabezpečenie a audit: Poskytuje komplexné kontroly úrovne prístupu k dokumentom a podrobnú analýzu všetkých akcií týkajúcich sa dokumentov, používateľov a systému všeobecne.
• Pracovné postupy dokumentov: Mnoho systémov správy dokumentov poskytuje jednoduché funkcie pracovného toku, ktoré pomáhajú automatizovať procesy zamerané na dokumenty.

Ako používať systém správy dokumentov?

Softvér systému na správu dokumentov môže využívať mnoho rôznych oddelení v rámci organizácie a prináša množstvo výhod. Nižšie sú uvedené niektoré bežné oblasti, v ktorých môže DMS zmeniť.

• Zlepšená produktivita zamestnancov prostredníctvom rýchlejšieho a ľahšieho získavania informácií.
• Zvýšená produktivita a nízke náklady na nasadenie a vlastníctvo, čo vedie k rýchlej návratnosti investícií do projektu.
• Posilnené postupy správy podnikových informácií, znížené riziko narušenia bezpečnosti informácií a zlepšenia riadenia súladu a auditu.
• Zvýšená osobná produktivita a firemná obratnosť.
• Vylepšená schopnosť extrahovať hodnotu z existujúcich elektronických dokumentov.

Prečo potrebujete myslieť nad rámec základného DMS?

Správa dokumentov prináša už mnoho rokov výhody v mnohých priemyselných odvetviach a oblastiach použitia. Funkcie, ktoré poskytujú systémy na správu dokumentov, však teraz tvoria súčasť väčšej sady funkcií známych ako obsahové služby.

Moderná platforma pre obsahové služby (CSP) môže poskytnúť všetko, čo by mohol systémový systém na správu dokumentov poskytnúť, ale s množstvom pridaných funkcií a výhod. Od klasifikácie umelej inteligencie (AI) po automatizované pracovné toky a pokročilú analýzu obsahu a procesov – Platforma obsahových služieb stavia na dedičstve správy dokumentov a prináša technológiu pevne na pracovisku podporovanom cloudom a mobilným telefónom. Správa dokumentov sa doteraz nestala datovaným a irelevantným súborom nástrojov, ale dozrievala a rozrástla sa na niečo oveľa silnejšie – obsahové služby.

Prečo si vybrať Nuxeo, aby ste premýšlali nad ECM?

Nuxeo zásadne mení spôsob, akým ľudia pracujú s údajmi a obsahom, aby si uvedomili novú hodnotu z digitálnych informácií. Jeho cloudová, výkonná a inteligentná platforma bola nasadená veľkými zákazníkmi na celom svete, ktorí používajú technológiu Nuxeo na transformáciu spôsobu podnikania.

Nuxeo získalo množstvo ocenení a naďalej získavame veľa pozornosti a ocenení:

• V platforme Gartner Magic Quadrant pre platformy obsahových služieb bol v roku 2018 pomenovaný „vizionár“
• Uznaný vodca v správe G2 Crowd Grid pre správu podnikového obsahu (ECM)

Ale tiež:

• Vystupuje ako „leader“ v 2018 ECM Value Matrix od Nucleus Research
• Pomenovaný na zoznam 2018 EContent 100 spoločností
• Uznávaný ako „produkt na určovanie trendov v oblasti správy údajov a informácií na rok 2018“
• „Produkt Enterprise CMS roka“ na 2018 DM Awards
• Spoločnosť KMWorld pomenovala produkt na nastavenie trendov v roku 2018