Systémy správy dokumentov (DMS) sú navrhnuté tak, aby pomohli spoločnostiam k slobodnému a transparentnému riadeniu, a to tak, že opustia formu riadenia zameranú na osoby a prejdú na štruktúru orientovanú na systém a know-how.

Ďalej sa uvádzajú kontrolné kritériá pre výber správneho softvéru pre potreby DMS v spoločnosti.

Užívateľské skúsenosti a rozhranie

Podobne ako akékoľvek iné technologické riešenie je v podnikových softvérových systémoch užívateľská skúsenosť veľmi kritická. Vybratý softvér na kontrolu dokumentov by mal poskytovať pohodlné a bezproblémové heuristické užívateľské rozhranie (UI), cez ktoré môžu všetci vaši zamestnanci ľahko prechádzať. Mali by ste zvoliť efektívny systém s jasnými a jednoduchými funkciami. Výkonný softvér s mätúcim používateľským rozhraním vám neprináša žiadne výhody a len sklame zamestnancov.

Spoločné dátové prostredie (CDE)

Systém správy dokumentov (DMS) by mal poskytovať webové spoločné dátové prostredie (CDE), kde môžu používatelia bezproblémovo spolupracovať. Všetky prípony súborov, ktoré môže váš zamestnanec potrebovať (.BIM, .ifc, .dwg atď.), by mal systém podporovať a mali by byť funkčné. Operácie, ako sú pracovné postupy, správy a schvaľovanie súborov, by sa mali dokončiť priamo z online platformy bez potreby miestnych pracovných priestorov.

Škálovateľnosť a autorizačné mechanizmy

Musíte si byť istí, že platformová infraštruktúra podporuje potrebnú škálovateľnosť pre vaše podnikanie. Preferuje sa, aby flexibilita užívateľských rolí a autorizačného systému v globálnych, veľkých alebo rozptýlených organizáciách bola škálovateľná a prispôsobiteľná podľa meniacich sa štruktúr kvôli dynamickému prostrediu. Úlohám by sa mal prideliť praktický, ľahký a rýchly spôsob pre veľký počet zamestnancov, aby sa predišlo závažným problémom týkajúcim sa oprávnení používateľov. Týmto spôsobom sa môžete prispôsobiť rastu vašej spoločnosti a riadiť svoje projektové alebo skupinové spoločnosti s rôznymi mechanizmami autorizácie na jednej platforme.

Vhodnosť softvéru pre vás

Je dôležité zvoliť správny dokumentový softvér, ktorý vyhovuje jedinečným potrebám vašej organizácie, špecifickým pre vaše odvetvie a má funkcie riadenia projektov, ktoré veľmi zodpovedajú obsahu a rozsahu vašich očakávaní. Funkcie softvéru pripravené na použitie zabránia zbytočným dlhým implementáciám, časovým stratám a vysokým nákladom.

Je dôležité zohľadniť nielen súčasné potreby, ale aj vaše budúce potreby v procesoch porovnávania softvéru.

Systém správy dokumentov (DMS) je oveľa viac ako len digitálny archív a obsahuje veľa funkcií. Najdôležitejšie z nich, pracovné postupy, zabezpečujú plynulý a bezpečný priebeh vašich digitálnych cyklov. Pretože váš DMS bude integrovaný do všetkých vašich systémov a procesov, mali by ste si zvoliť systém, ktorý obsahuje komplexnú správu pracovných postupov. Týmto spôsobom môžete prevádzkovať všetky svoje procesy prostredníctvom systému na správu dokumentov (DMS) a vytvárať návrhy obchodných procesov tak, aby boli vhodné pre vašu spoločnosť.

Infraštruktúra

Softvérové úpravy sú neustále potrebné v každej spoločnosti. V tomto zmysle by softvér, ktorý sa má zvoliť, mal byť vždy v špičkovej technológii. Produkty založené na SQL a Net sú v tomto bode v mnohých ohľadoch rozhodujúce. S touto podporou môžete vytvárať pokročilé otázky a navrhovať prispôsobiteľné správy.

Negatívne postoje, ktoré sa môžu vyskytnúť u zamestnancov

Všeobecne môžu byť používatelia znepokojení novým a komplexným systémom, ktorý môže používateľov vyradiť z ich zóny pohodlia a priniesť veľké zmeny. Môžu sa pokúsiť vytvoriť negatívne vnímanie systému. Keďže systémy uľahčia transparentnosť analýzy efektívnosti a pracovných príkazov, personál sa môže obávať, že ich práca bude ukončená tým, že sa im nepodarí prispôsobiť zmenám alebo z dôvodu nízkej výkonnosti.

To môže vytvoriť odpor voči systému tým, že pracovník prehlasuje, že systém neumožňuje veci urýchliť, naopak nemôže ani pracovať. V takýchto prípadoch môže byť pre bezproblémovú implementáciu potrebná podpora vrcholového manažmentu. Systémy správy dokumentov (DMS), rovnako ako akýkoľvek iný podnikový softvér, sú navrhnuté tak, aby pomohli spoločnostiam riadiť ich efektívne a transparentne, bez ohľadu na ich zamestnancov.

Plán projektu, rozsah, časový plán a oživenie

V prípade systémov správy dokumentov (DMS), podobne ako v prípade iných technologických riešení, sa tento proces po zakúpení softvéru nedokončí, je to iba polovica cesty. Po inštalácii bude implementácia, prispôsobenie a vývoj pokračovať. V skutočnosti zistíte, či je vybratý softvér pre vás ten pravý. Ak sa tieto procesy dajú urobiť a urobia vás šťastnými, bude to dôkaz, že ste sa rozhodli správne.

V opačnom prípade to znamená, že máte proces, ktorý bude trvať dlho, plytvá množstvom energie a vyžaduje veľký rozpočet. Z tohto dôvodu by ste mali uprednostniť štruktúrovaný DMS pripravený na použitie a obsahujúci digitálnu formu vašich skutočných procesov. Týmto spôsobom je možné systémy oživiť v krátkom čase a budete z nich mať radosť.

Zdroj: enkasystems.com