Organizácie potrebujú určitú dobre stanovenú a formálnu politiku správy dokumentov. Potreba tejto politiky je taká, aby všetky procesy systému správy dokumentov (DMS), od vytvorenia dokumentu po zničenie dokumentu, boli dobre zdokumentované a aby boli dobre definované orgány a zodpovednosti, ako aj povinnosti. Moderné systémy správy záznamov dokumentov? sú v zásade elektronické systémy, a preto sa nazývajú aj systém elektronického riadenia dokumentov (EDMS). Sú dôležitou súčasťou každej takejto politiky.

Niektoré z najbežnejších vecí, ktoré môže systém elektronickej správy dokumentov urobiť, sú:

1. Umožnenie elektronických záznamov na zaznamenávanie údajov: Toto sa vykonáva pomocou digitálnych fotoaparátov alebo pomocou skenerov na tento účel. Obe tieto metódy nielen zachytávajú údaje, ale tiež ich prevádzajú do digitálneho formátu, takže sú kompatibilné s elektronickým úložiskom. Tento softvér je prepojený so strojmi používanými na zber údajov.
2. Bezpečné uloženie: Po zachytení a prevedení údajov v správnom formáte sa tieto údaje bezpečným spôsobom uložia rôznymi spôsobmi. Mohli by to byť optické médiá ako DVD alebo CD, alebo môže to byť aj vzdialené ukladanie údajov pomocou serverov. Pri výbere vhodných médií je hlavným aspektom bezpečnosť. Obnovenie je však tiež dôležité.
3. Prístup k údajom a ich opätovné získanie: Ak sú údaje uložené najbezpečnejším spôsobom, musia byť prístupné na použitie. Prístup k údajom bude závisieť od ich užitočnosti na rôznych úrovniach organizácie, ako aj od citlivosti údajov. Vyžaduje sa, aby boli rôzne úrovne overovania pre rôzne úrovne oprávnení pridelené, aby sa umožnil prístup k určeným osobám. Pre údaje, ktoré nie sú veľmi citlivé, nemusí mať prístup viacúrovňový overovací systém.

Akonáhle je systém správy záznamov prístupný, vyžaduje sa, aby boli údaje ľahko dostupné. Bez riadnej organizácie údajov s vhodným indexovaním nie je možné ľahké vyhľadávanie. Vyhľadávanie sa líši od prístupu. Aj keď máte prístup, ale vaše údaje sa stratia v tisícoch súborov bez logickej organizácie, budete sa cítiť stratení a nájdenie údajov bude vyžadovať veľa času. Systém správy dokumentov tak musí byť schopný získať dostupné dokumenty.

• Kontrola verzií: Toto je kľúčový prvok systému riadenia pre dokumenty, pretože dokumenty sú napísané alebo vytvorené a skontrolované mnohokrát predtým, ako sú vložené do konečného tvaru a obsahu. Softvér umožňuje akceptovať zmeny v dokumentoch povolením opatrení na kontrolu prístupu.

Niektoré dokumenty môžu tiež potrebovať ukladanie vo fyzickom formáte. Na tento účel budete potrebovať špeciálne šanóny na skladovanie a prepravu na rôzne miesta.

Zdieľanie je starostlivosť!

Zdroj: technology-innovators.com