1)Implementujte nový softvér

Ak sa snažíte vylepšiť správu dokumentov, pravdepodobne hľadáte novú intranetovú softvérovú platformu. Kedykoľvek predstavíte nový softvér svojmu tímu, opatrne si naplánujte implementáciu. Pamätajte, že niektorí používatelia sa budú učiť rýchlejšie ako ostatní a že sa môžete stretnúť s odporom voči zmenám v technológii. Strategizujte svoje zavádzanie, aby ste mohli predvídať výzvy, poskytnúť dostatočné školenie a povzbudiť používateľov.

Majte na pamäti nasledujúce:

• Naplánujte úvodné školenie – intranetové školenie poskytne vašim zamestnancom celkový obraz o tom, ako sa orientovať v novom online systéme správy dokumentov (DMS). Dobre usporiadané sedenie by malo trvať asi hodinu alebo dve.
• Začnite pomaly – je lákavé začať zadávať úlohu po úlohe zamestnancom, keď sa naučia, ako prevádzkovať vašu novú softvérovú platformu. Najlepšie výsledky však dosiahnete, ak ich najprv odložíte a umožníte novým používateľom získať počiatočnú úroveň komfortu.
• Sprístupnite sa – Po rozšírení softvéru budú mať pracovníci technické otázky. Staňte sa expertom platformy a buďte svojmu tímu k dispozícii.

Použitím sociálneho intranetového softvéru na správu dokumentov môžete zefektívniť celý proces implementácie. Mnoho z týchto platforiem odráža známe sociálne siete, ktoré vaši zamestnanci pravdepodobne už vedia používať. Nahrávanie a sťahovanie dokumentov je jednoduché a intuitívne, pretože všetko je navrhnuté tak, aby malo „zmysel“. So sociálnym intranetovým softvérom môžete skrátiť čas na zaškolenie a zároveň na osvojenie si používania.

2)Podporujte spoluprácu

Máte talentovaný tvorivý personál, takže spolupráca by sa mala uskutočňovať spontánne, však? Nie tak celkom. Veľa odborníkov uprednostňuje prácu samostatne a bude v tom pokračovať, pokiaľ nie sú aktívne povzbudzovaní k spolupráci. Váš tím nedosiahne svoj plný potenciál bez spolupráce a musíte ich zhromaždiť, aby mohli spolupracovať.

Spolupráca môže zlepšiť správu dokumentov niekoľkými spôsobmi:

• Vytváranie obsahu – Blogy a články sú mimoriadne účinnými nástrojmi na pomoc marketingu akejkoľvek organizácie. Kvalita sa zvyšuje, keď zamestnanci spolupracujú pri vytváraní obsahu. Ak máte správny softvér, spolupráca s obsahom a správa dokumentov sa môžu vyskytnúť v rovnakom virtuálnom priestore.
• Organizácia dokumentov – Preplnený online systém správy dokumentov (DMS) znižuje produktivitu. Zamestnanci môžu konať ako správcovia komunity organizovaním súborov, jasným označovaním dokumentov a odstraňovaním duplikátov.
• Spätná väzba – Váš online systém na správu dokumentov (DMS) je vynikajúcou platformou na poskytovanie spätnej väzby. Ak niekto odovzdá článok alebo súbor, ktorý ste si prečítali a naozaj sa vám páči, povedzte mu to! Ak určíte oblasti na zlepšenie a rast, ponúknite konštruktívnu kritiku.

3)Komunikujte v online systéme správy dokumentov

Komunikácia môže vytvoriť alebo prerušiť projekt. Závady a problémy takmer vždy pramenia z nedostatočnej komunikácie medzi zúčastnenými stranami projektu. Najlepšie podniky v súčasnosti poskytujú prístup k viackanálovým komunikačným platformám pre každého zamestnanca. Pre dosiahnutie najlepších výsledkov by sa mala integrovať správa dokumentov a tímová komunikácia. Systém začnite používať ako centrálny rozbočovač, aby používatelia mohli prirodzene začať komunikovať bez použitia e-mailu alebo iných externých aplikácií.

Softvér sociálneho intranetu je robustný balík na komunikáciu medzi zamestnancami, kolegami a dodávateľmi. Začlenením tohto typu platformy vylúčite potrebu pracovať s niekoľkými aplikáciami na zvládnutie bežných procesov. Môžete sa prihlásiť raz a vykonať celý rad úloh (napríklad správu dokumentov, účtovníctvo, IT, marketing a podpora zákazníkov) v rámci jedného online pracovného priestoru.

4)Vymenujte správcu komunity

Každá loď potrebuje svojho kapitána. Vedúci projektu bude váš tím sledovať vo vašom online systéme správy dokumentov (DMS) a vo vašej sociálnej komunite ako celku.

Zdravý online systém správy dokumentov (DMS) je taký, kde sa súbory a dokumenty ukladajú pravidelne. Tento neustály prílev však môže viesť k duplikátom a zmätkom. Pridelený tok vo vašom systéme môže riadiť vyhradený správca komunity.

Najmite si odborníka na spravovanie vašej sociálnej komunity a na získanie prehľadu o vašom systéme správy dokumentov (DMS). Niekto, kto má silné vedomosti o tom, ako prevádzkovať všetky aspekty systému, sa dokonale hodí, najmä ak dostane ďalšie zdroje a materiály. Váš správca intranetu môže slúžiť aj ako kľúčová osoba pre zamestnancov, ktorí majú otázky.

5)Nezabudnite na dôležitosť verzovania

Chcete, aby bol proces správy dokumentov dynamický a aby obsahoval aktívne komentáre a revízie. Čo ak však niekto omylom vymaže dôležitú časť blogu alebo článku? Čo ak zmiznú celé dokumenty? Ak chcete zabrániť takýmto katastrofám, musíte sa ubezpečiť, že váš systém online správy dokumentov (DMS) obsahuje funkciu verzovania verzií.

Verzovanie vám umožňuje vykonať ľubovoľný počet zmien bez toho, aby ste pôvodný dokument skutočne prepísali. So všetkými uloženými verziami dokumentu sa môžete vrátiť späť k pôvodným verziám dokumentu. Táto funkcia sa stáva obzvlášť užitočnou, keď sa nachádzate vo fáze úprav, pretože sa môže stať, že budete musieť vyhľadať predchádzajúcu verziu dokumentu, aby ste našli perfektnú ponuku alebo pasáž.

Aj keď mnohé z dnešných online systémov správy dokumentov (DMS) zahŕňajú možnosť verzovania, vo všeobecnosti to neplatí. Pri hľadaní správnej platformy by ste mali túto funkciu uprednostniť.

6)Definujte prístupové práva

Celý váš personál nebude potrebovať úplný prístup ku všetkým dokumentom a súborom vo vašom systéme. Nastavením správnej úrovne prístupu sa vyhnete zmätku pri ochrane svojich dokumentov.

Niektoré dokumenty vo vašej sociálnej komunite bude možno potrebné upraviť zamestnancami, ale iné budú pravdepodobne v konečnom stave, keď budú pripravené na odovzdanie. Mali by ste ich uviesť iba na čítanie a nastavenie povolení znamená, že nikto nemôže zmeniť to, čo považujete za dokončené.

Správca intranetu by mal spravovať prístupové práva tak, aby zodpovedali úlohe každého používateľa. Logicky nastavte povolenia a podľa potreby ich upravte tak, aby vyhovovali potrebám prístupu vášho tímu.

7)Dobre využite označovanie

Vyhľadávanie v online systéme správy dokumentov (DMS) je oveľa jednoduchšie ako prezeranie v miestnosti plnej kartoték. Funkcie vyhľadávania sa môžu líšiť rôznymi spôsobmi v závislosti od nasledujúcich:

• Softvérová platforma – Niektoré intranetové softvérové platformy jednoducho nemajú „vyhľadávacie“ právo, a to ani v malej komunite, kde by sa súbory mali ľahko nájsť. Nájdite platformu s robustným intranetovým vyhľadávacím nástrojom.
• Duplikáty / nesprávne označenia – Duplicitné alebo nesprávne označené súbory znemožňujú účel vášho online systému správy dokumentov (DMS) online. Váš správca intranetu by mal zabezpečiť, aby váš tím udržoval komunitu v čistote.
• Označovanie – odstráňte dohady z vyhľadávania tým, že svojich zamestnancov zaškolíte, aby správne označovali súbory a dokumenty. Ušetrite čas a zvýšite produktivitu.

zdroj: axerosolutions.com