1)Zachytenie dokumentu—z ľubovoľného zdroja

Systémy na správu dokumentov musia zachytávať dokumenty z akéhokoľvek zdroja.

Zachytávanie dokumentov je schopnosť ukladať dokumenty, aby ste ich neskôr našli. Zvyčajne to znamená indexovanie. Indexovanie je v podstate spôsob klasifikácie dokumentu. Do metaúdajov dokumentu pridáte výrazy, napríklad číslo objednávky alebo číslo zákazníka. Tieto indexy uľahčujú hľadanie dokumentov neskôr.

Snímanie dokumentov zabezpečí, že zajtra alebo desať rokov nájdete akýkoľvek dokument. Existuje niekoľko spôsobov, ako môžete zachytiť dokumenty.

Zachytenie pre e-mail

E-mailové správy – a ich prílohy – sú dnes kľúčovou súčasťou podnikania. Samozrejmosťou je prijímanie dôležitých dokumentov – napríklad faktúr – e-mailom.

Systém správy dokumentov vám umožňuje okamžite zachytiť tieto správy – a faktúry.

Zachytenie pre správy generované systémom

Obchodné systémy generujú správy. Tieto správy by mohli byť o všetkom, od úrovní zásob v sklade až po trendy predaja.

Systém správy dokumentov vám umožňuje automaticky zaznamenávať tieto správy generované systémom. A to vám pomôže rýchlejšie ich sprístupniť vedúcim skladu a predajným tímom.

2)Centrálne úložisko dokumentov

Systémy správy dokumentov musia mať centrálne úložisko dokumentov. Je to rozhodujúce pre správu a uchovávanie dokumentov, ktoré pochádzajú z akéhokoľvek miesta.

Je to dôležité z niekoľkých dôvodov.

Centrálny prístup

Zamestnanci dnes potrebujú okamžitý prístup k dokumentom odkiaľkoľvek a kedykoľvek. Koniec koncov, obchodné dokumenty a správy sa používajú na prijímanie rozhodnutí každý deň.

Systém správy dokumentov umožňuje zamestnancom prístup k dokumentom, nech sa nachádzajú kdekoľvek. Toto je možné vykonať na mieste. Alebo to možno dosiahnuť pomocou ukladania dokumentov v cloude.

Úložisko dokumentov by sa malo používať pre statický aj dynamický obsah. Statický obsah znamená dokumenty, ktoré vaša organizácia zvyčajne vytvára každý deň – napríklad faktúry a objednávky. Dynamický obsah znamená dokumenty, ako sú formuláre, webové stránky a e-maily.

Zabezpečenie dokumentov

Bezpečnosť dokumentov je rovnako dôležitá ako centrálny prístup. A systém správy dokumentov vám poskytuje bezpečnosť v dvoch hlavných formách.

Po prvé, obsahuje kontrolu verzií. Pri niektorých dokumentoch budete potrebovať možnosť vykonať revízie kontrolou dokumentu. Ak však dôjde k omylu, budete musieť tieto opravy vrátiť. A to znamená sledovať, aké zmeny boli vykonané, keď.

Po druhé, systémy na správu dokumentov obsahujú povolenia, takže môžete riadiť prístup. To znamená, že určujete, kto má prístup k akým dokumentom. Môžete definovať užívateľské práva na tvorbu, úpravu, prezeranie, smerovanie alebo mazanie dokumentov.

3)Získavanie a distribúcia dokumentov

Systémy správy dokumentov musia zahŕňať získavanie a distribúciu dokumentov. Je dôležité zabezpečiť, aby ste svoje dokumenty mohli využívať a zdieľať.

Získanie dokumentu

Vyberanie dokumentov musí byť rýchle a ľahké – inak je zbytočné. Keď zákazník kontaktuje zákaznícky servis ohľadom fakturácie, musí byť zamestnanec zákazníckeho servisu okamžite schopný túto faktúru vyhľadať.

Systémy na správu dokumentov vám poskytujú vyhľadávacie funkcie, ktoré vám umožnia načítať dokument pri každom vyhľadávaní pomocou kľúčových slov. Je to kvôli indexovaniu. Použitím správnych indexových klávesov budete mať možnosť získať dokument.

Vďaka systému na správu dokumentov tak môžu zástupcovia zákazníckeho servisu odpovedať na otázky za pár sekúnd a urobiť zákazníkov šťastných.

Distribúcia dokumentov

Distribúcia dokumentov je kľúčovou súčasťou každého systému správy dokumentov. Je to spôsob, akým dokážete odosielať dokumenty zákazníkom, predajcom a dokonca aj zamestnancom.

Systémy na správu dokumentov vám umožňujú distribuovať dokumenty ľubovoľným spôsobom, napríklad e-mail a FTP.

Automatizácia procesov a pracovných postupov

Distribúcia dokumentov je len začiatok. Dnešné systémy správy dokumentov musia byť schopné spracovať digitálny obchodný obsah vrátane pracovných postupov (podľa Magic Quadrant spoločnosti Gartner).

Systém správy dokumentov vám umožňuje automatizovať manuálne procesy a pracovné toky.

Automatizácia manuálnych procesov je jednoduchá. Stačí len nastaviť systém správnym spôsobom. Napríklad, ak dostanete faktúru, môžete ju automaticky nasmerovať do systému splatných účtov. Tam to bude uzavreté a zaplatené. Ak systém zistí problém, môže odoslať upozornenie. V opačnom prípade bude faktúra okamžite zaplatená. Znamená to, že faktúra už nemusí prechádzať schvaľovacím procesom.

Integrácia vášho systému správy dokumentov s vašim ERP je ďalším skvelým spôsobom automatizácie pracovných postupov. Keď objednávka pochádza z vášho ERP, môže spustiť pracovný tok vo vašom systéme správy dokumentov. V tomto pracovnom postupe sa objednávka prevedie schvaľovacím procesom a automaticky sa dokončí.

zdroj: helpsystems.com