Niektoré koncepcie / funkcie DMS:

• Metadáta sú informácie, ktoré vlastní každý dokument. Napr., ak máme typ dokladu „Príjem“, potom metadáta potvrdení sú: suma, dátum platby, príjemca
• Workflow: Spolupráca v DMS uľahčená prostredníctvom workflow. Môže byť formou pridelenia alebo schválenia. Pracovný postup priraďovania: zamestnávateľ vyžaduje, aby správu revidoval. Príklad schválenia: žiadosti zamestnancov nechávajú byť schválené nadriadenými
• Verzovanie: možnosť sledovať každú aktualizáciu dokumentu. DMS ukladá históriu každej verzie dokumentu
• Zabezpečenie: bezpečnostná funkcia je povinnou súčasťou DMS. Používatelia musia mať možnosť obmedziť prístupové práva ostatných používateľov k dokumentom
• Zachytávanie: Obrázky a texty možno zachytávať z papierových dokumentov pomocou skenerov alebo multifunkčných zariadení. Software pre optické rozpoznávanie znakov (OCR) často využíva rôzny hardware na to, aby bolo možné prevádzať digitálne obrázky, texty do strojovo čitateľného textu
• Vyhľadávanie: Ak spoločnosť už má tisíce dokumentov, táto funkcia značne uľahčí vyhľadávanie používateľov, aby získali potrebné dokumenty.
• Úložisko: Archív dokumentov často zahŕňa spravovanie rovnakých dokumentov. Informácie, kde sú uskladnené, na ako dlho, presuny dokumentov z jedného pamäťového média na iný (Hierarchy Storage Management) a prípadné zničenie resp.odstránenie dokumentov.