Keď implementujete najvýkonnejší systém správy dokumentov (DMS), vy a vaši zamestnanci musíte vylepšiť svoje použitie, aby ste čo najlepšie využili svoju novú softvérovú platformu.
Spomeňte si na to, keď sa softvér na správu dokumentov prvýkrát stal súčasťou sveta podnikania. Mnohí odborníci boli prekvapení, keď sa dozvedeli, že už nemusia prehadzovať hory papierov, aby našli jeden súbor. Systémy správy dokumentov (DMS) mohli byť vtedy primitívne, ale okamžite začali používateľom šetriť drahocenný čas a energiu. Technológia sa vyvinula od mladosti počiatku
Ako ste očakávali, nie všetky systémy správy dokumentov (DMS) sú vytvorené rovnako. Existuje veľa vecí, ktoré ich od seba odlišujú… a porozumenie toho, čo robí dobre navrhnutú platformu, je dôležité pre moderné podniky – malé, stredné a veľké. Pri nákupe systému správy dokumentov (DMS) zvážte jeho vlastnosti a ubezpečte sa, že spĺňa nasledujúce normy:
Každá spoločnosť má dokumenty – bez ohľadu na priemysel. Je to skutočnosť obchodného života. Stále viac a viac spoločností sa rozhoduje nakladať s dokumentmi elektronicky a podľa možnosti ísť bez papiera. Nie každá spoločnosť však úspešne zvládla správu digitálnych dokumentov. Tu prichádza systém elektronického riadenia dokumentov. Správa dokumentov poskytuje riešenia, ktoré urýchlia procesy vášho dokumentu
Bezpečná správa dokumentov je dôležitým faktorom pre každú spoločnosť, ktorá spracováva informácie – či už ste v zdravotníckom priemysle alebo pracujete v oblasti ľudských zdrojov. Bezpečnosť dokumentov však nadobúda úplne nový význam, pokiaľ ide o finančné odvetvie, kde je bezpečnosť údajov nanajvýš dôležitá. Banky, spoločnosti finančného plánovania a investičné spoločnosti sa častejšie obracajú na správu
Ako v súčasnosti spravujete svoje dokumenty? Sú uložené v kartotéke? Sú rozptýlené po vašom stole? Musíte ich manuálne nasmerovať na schválenie a získať podpisy ručne? Ak je odpoveď na ktorúkoľvek z týchto otázok áno, možno je na čase preskúmať, ako bezpečné sú vaše dokumenty v súčasnosti. Procesy správy dokumentov v papierovej podobe majú niekoľko nedostatkov.
Pred začatím implementácie by ste mali dostať jasný plán od svojho dodávateľa. Tento plán by mal zodpovedať na vaše najnaliehavejšie otázky týkajúce sa procesu implementácie.
Digitálna transformácia je dnes všade. A ovplyvňuje prakticky všetky oblasti podnikania – vrátane vašich dokumentov. S vývojom vašej organizácie sa musia vyvíjať aj vaše dokumenty.
V 1.časti článku sme otvorili tému, ako prekonať prekážky medzi minulosťou a budúcnosťou pomocou digitálne založeného podniku používajúceho platformu Alfresco. V tejto časti uvádzame kroky, ktoré je potrebné urobiť počas digitálnej transformácie vo Vašej spoločnosti.
Dnes môžete začať používať akýkoľvek softvér na správu pracovných tokov a automatizáciu obchodných procesov. Existujú rôzne produkty pre úzke aplikačné domény, ale aj plnohodnotné riešenia ECM + BPM so všeobecným využitím, ako sú Alfresco a SharePoint. Ich bohatá sada funkcií umožňuje prispôsobiť sa akejkoľvek firme.
