11 Stručných tipov pri kúpe systému správy dokumentov

Kancelária bez papiera sa posunula a teraz vaša firma potrebuje platformu na správu digitálnych dokumentov. Online systém správy dokumentov (DMS) dokáže organizovať, ukladať a sledovať zmeny vo vašich elektronických záznamoch. Správny DMS sa integruje do vašich súčasných systémov, aby sa maximalizoval pracovný tok a spolupráca.

Nie každý softvér na správu dokumentov je vytvorený rovnako, takže predtým, ako sa rozhodnete jeden kúpiť, najskôr zvážte nasledujúce skutočnosti:

1)Zistite svoje konkrétne potreby správy dokumentov

Správny nástroj si nemôžete kúpiť, pokiaľ neviete, čo sa snažíte opraviť. Venujte čas posúdeniu konkrétnych potrieb správy dokumentov vašej organizácie. Začnite vypracovaním zoznamu aktuálnych problémov a zapojením svojich zamestnancov do tohto procesu, aby ste mohli zacieľovať na riešenie, ktoré im skutočne pomôže. Poznamenajte si rôzne softvérové aplikácie, ktoré chcete integrovať do online systému na správu dokumentov. Uvažujte o predpokladaných oblastiach rastu vašej firmy, aby váš nový DMS zvládol budúce výzvy.

2)Vyberte správneho dodávateľa

Dodávateľ, ktorého si vyberiete, môže váš DMS vytvoriť alebo prerušiť. Vyberte seriózneho dodávateľa s niekoľkoročnou dôveryhodnosťou produktov a služieb. Vyhnite sa softvérovým spoločnostiam pochybnej povesti, ktoré ponúkajú riešenia „jednej veľkosti pre všetkých“ za neuveriteľne nízke ceny. (Existuje niekoľko dôvodov, prečo sú tieto ceny neuveriteľné.) Skontrolujte zoznam svojich otázok, problémov a potrieb u niekoľkých predajcov. Porovnajte odpovede a ceny, aby ste sa mohli informovane rozhodnúť.

3)Vyhľadajte jednoduché, priame používateľské rozhranie

Váš systém by mal ponúkať intuitívne používateľské rozhranie, ktoré vaši pracovníci môžu ľahko navigovať. Výkonná softvérová platforma s mätúcim používateľským rozhraním bude frustrovať zamestnancov. Vyhľadajte systém, ktorý je jednoduchý a efektívny, s jasnými príkazmi a čistým vizuálnym dizajnom. Po úvodnom zaškolení by vaši zamestnanci nemali mať neustále prístup k používateľskej príručke na prístup k vášmu DMS. Vo svojom tíme určte niekoľko „výkonných používateľov“, ktorí dokážu ovládať používateľské rozhranie a zdieľať tipy a triky, ako čo najlepšie využiť váš nový systém.

4)Vyberte DMS s plnou integráciou schopností

Váš DMS sa musí plne integrovať do vašich súčasných softvérových systémov, aby ste nemuseli medzi aplikáciami prechádzať pre dokončenie každodenných úloh. Uistite sa, že váš nový softvér „môže komunikovať“ s vašimi ostatnými programami. Pre komplexnejšie riešenie zvážte implementáciu sociálneho intranetu, ktorý zahŕňa správu dokumentov, komunikáciu a plánovanie do jednej platformy.

5)Spravujte pracovný tok

Online systém správy dokumentov je oveľa viac ako len digitálna kartotéková skrinka. Tie najlepšie fungujú aj ako systémy riadenia pracovných tokov, vďaka čomu vaše projekty hladko napredujú. Vyberte si DMS s funkciami riadenia projektov, ktoré zodpovedajú špecifickým potrebám vašej organizácie. Uistite sa, že platforma obsahuje aj dostatočnú škálovateľnosť pre vaše podnikanie, aby sa váš softvér mohol prispôsobiť rastu vašej spoločnosti.

6)Zameranie na spoluprácu

Keďže na pracovisku pracuje viac zamestnancov, mal by váš systém používateľom umožniť bezproblémovú spoluprácu. Vaši zamestnanci musia mať prístup k súborom súčasne bez toho, aby sa museli odhlásiť, a museli podrobne sledovať revízie a verzie dokumentov. Uistite sa, že systém, ktorý implementujete, katalogizuje všetky zmeny a zoznam verzií dokumentov v logickom poradí, aby váš tím mohol rýchlo odkazovať na predchádzajúce inštancie.

7)Inteligentne snímajte údaje

Správny online systém správy dokumentov zachytí vaše údaje z rôznych vstupných zariadení. Po naskenovaní vašich dokumentov by mal systém inteligentne extrahovať a overiť údaje v súboroch. Softvér potom označí a triedi materiály na rýchle vyhľadávanie pomocou ľahko použiteľného vyhľadávacieho nástroja, ktorý šetrí čas vašich zamestnancov a zvyšuje produktivitu. Aj keď veľa možností DMS tvrdí, že ponúka inteligentné zaznamenávanie údajov, nie všetky sa dodávajú. Úzko spolupracujte s dodávateľom, aby ste sa uistili, že produkt, ktorý ste vybrali, dokáže vaše údaje interpretovať správne.

8)Uprednostnite bezpečnosť

Ochrana vašich obchodných informácií je veľmi dôležitá. Chráňte svoje firemné a klientske informácie pomocou systému, ktorý obsahuje prísne bezpečnostné protokoly určené na blokovanie vonkajších útokov. Renomovaní dodávatelia softvéru zdôraznia bezpečnosť ako kľúčovú vlastnosť svojich produktov. Nezabudnite, že na riešenie vyvíjajúcich sa hrozieb budete musieť neustále monitorovať a aktualizovať úrovne zabezpečenia. Spýtajte sa svojho dodávateľa na frekvenciu aktualizácií zabezpečenia a na to, ako dostanete upozornenie na nové opravy.

9)Vyberte softvér s funkciami administratívnej kontroly

Okrem externých hrozieb musíte svoje údaje chrániť aj zvnútra pomocou softvéru, ktorý poskytuje možnosti administratívnej kontroly. Nastavte užívateľské oprávnenia, ktoré sú prispôsobené potrebám a povinnostiam každého zamestnanca. Niektorí zamestnanci budú jednoducho potrebovať prístup len na čítanie, zatiaľ čo iní budú potrebovať rozšírené oprávnenie na presúvanie a mazanie súborov. Spolupracujte so svojím tímom na vylepšovaní povolení a vytvorte štandardné „profily povolení“, na ktoré môžete referencovať pri vstupe na trh nových zamestnancov. Zvýšte flexibilitu s dočasnými povoleniami pre zamestnancov pracujúcich na krátkodobých projektoch.

10)Overte možnosti podpory

Vyhľadajte dodávateľa, ktorý je známy pre vynikajúcu podporu produktu, pokiaľ možno v niekoľkých formátoch (napríklad telefón, e-mail a možnosti rozhovoru online). Pred zakúpením vášho online systému správy dokumentov požiadajte svojho dodávateľa o časy reakcie pri žiadosti o podporu. Nečakajte až do momentu, keď dve hodiny pred uzávierkou zistíte, že váš predajca potrebuje na spracovanie otázok podpory 24 hodín. Nezabudnite tiež plne porozumieť cenovej štruktúre dodávateľa za podporné služby, aby vás neprekvapili skryté poplatky.

11)Zálohujte

Bez ohľadu na to, aký veľký alebo malý je váš podnik, nemôžete si dovoliť stratiť svoje dokumenty a dáta. Vždy vyberte produkt, ktorý ponúka neustále zálohy na zabezpečených serveroch. Zálohovacie schopnosti systému správy dokumentov by mali byť súčasťou väčšieho plánu obnovy po katastrofe vašej organizácie.

zdroj: axerosolutions.com

Pridať komentár